מְחַבֵּר:
Lewis Jackson
תאריך הבריאה:
11 מאי 2021
תאריך עדכון:
25 יוני 2024
תוֹכֶן
שיתוף פעולה דורש שיתוף פעולה הדוק, מטרה משותפת ברורה ומערכת דיון ופעולה הולמת להשגתו. שיתוף פעולה שימושי לכל דבר, החל מפרויקטים קבוצתיים בבתי ספר וכלה בפרויקטים קהילתיים בהם מעורבים ארגונים רבים ושונים. בין אם אתה מנסה ליצור שותפות בין שתי קבוצות או לקרוא לאדם לעבוד איתך, ישנן דרכים לעזור לך לפתור סכסוכים ולהגיע לתוצאות.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הצטרף לשיתוף פעולה
להבין יעדים ולוחות זמנים ספציפיים. יש לציין בבירור את מטרת שיתוף הפעולה לכל המשתתפים. גם אם מדובר רק במטלות בית ספר או במטרות אחרות לטווח קצר, וודא שאתה מבין את היקף הפרויקט. האם אתה יכול לעבוד בסופי שבוע? האם כל השאר מבינים בבירור את התפקיד הספציפי שהמשימה דורשת?
חלוקת תפקידים. במקום לנסות לעשות דברים, עדיף לחלק את העבודה לפיתרון. תן לאנשים לממש את נקודות החוזק והחובות שלהם כדי שיוכלו לתרום למטרות משותפות. אם אתה מרגיש מוצף או חושב שמישהו אחר זקוק לעזרתך, הביע את מחשבותיך.- הקצאת תפקידים לחברים בודדים כמו "חוקר" או "יועץ פגישות" תהפוך את תהליך הקצאת המשימות הספציפיות למהיר ופחות שרירותי.
תן לכולם להצטרף לדיון. אם אתה מדבר יותר משאר החברים, אנא עצור והאזין לדעותיהם. בחן את הדעות של כולם לפני שתגיב אוטומטית. תהליך שיתוף הפעולה ישגשג כאשר כל חבר מודע לערכיו של זה.- אם חלק מחברי הקבוצה מדברים יותר מדי, התאם את מערכת הדיונים. בקבוצה קטנה של אנשים, אתה יכול לאפשר לאנשים להציג את דעותיהם בכיוון השעון. בקבוצה גדולה של אנשים, אתה יכול להגביל זמנים ספציפיים לכל חבר להציג את דעותיו, או להגביל את מספר התגובות לכל פגישה.
- כדי לעודד חברים ביישנים להביע את דעותיהם, בקשו מהם לדבר על נושאים שהם מכירים או מעוניינים בהם.
אמון. שיתוף פעולה מתנהל בצורה היעילה ביותר באווירה של אמון. אם אתה חושב שמישהו לא פועל לטובת הקבוצה, נסה לדון בסיבותיו לפעול כך מבלי לשפוט אותם. אם אתה מאשים מישהו באופן שגוי, תחושת שיתוף הפעולה שלך יכולה ללכת לאיבוד בקלות.- שוחח על העניין בגלוי, אל תדבר רע מאחורי חברי הצוות שלך.
הציעו סגנון תקשורת מתאים. על חברי הצוות לקבל את ההזדמנות להחליף רעיונות ומידע במהלך הפגישות. השתמש באתרי ויקי מקוונים, בדיוני דואר אלקטרוני או בשיתופי שיתוף מסמכים כדי לעדכן את החברים.
- עליכם לארגן פגישות מרגיעות קבועות עם חברי הצוות שלכם. ככל שתכירו טוב יותר, כך תעבדו יחד טוב יותר.
אחראי על הסבר והחלפת משוב. בקש להיפגש עם אנשים כדי לדון בצעדים שיעזרו לשפר את מצבך. קבעו באופן קבוע אבני דרך קצרות טווח ודונו כיצד להשיג אותן אם התפוקה יורדת. לשיתופי פעולה ארוכי טווח, בדקו בקביעות אם אנשים מרוצים מהתקדמות העבודה לקראת השגת המטרה הסופית.
- השתמש במדדים בעולם האמיתי כדי לעקוב אחר ההתקדמות. אל תשאל רק אם חבר מבצע את המחקר, בדוק כמה הערות הוא רשם או את מקורות המידע שהוא חיפש.
- אם חבר צוות לא מסיים את משימתו, בואו נלמד על הסיבה הבסיסית. קרא את פתרון הבעיות של המאמר כדי ללמוד סיטואציות ספציפיות.
חפש הסכמה במידת האפשר. אי הסכמה היא בעיה נפוצה בפעילות קבוצתית. כאשר נוצר סכסוך, חפש עקביות בקבלת ההחלטות של חברי הצוות.
- אם אינך מצליח להגיע להסכמה ואתה צריך להמשיך במשימה שהוקצה לך, ודא לפחות שהחברים השונים מבינים שהצוות עבד קשה כדי להיות פְּשָׁרָה. אם חבר צוות מרגיש לא מרוצה, שיתוף הפעולה העתידי עשוי להיות קשה יותר.
אל תשמיד את עצמך. גם אם יש חילוקי דעות רציניים בין חברי הצוות שלך, נסה לשמור על הרגשות שלך ולסלוח למי שהתווכח איתך.
- שימוש בחוש הומור בזמן הנכון יעזור להקל על המצב. השתמש רק בבדיחות עצמיות או בבדיחות לא מזיקות, והימנע מפגיעה באחרים על ידי צחוק כאשר האדם מוטרד באמת.
שיטה 2 מתוך 3: פתרון בעיות ביחד
דון בגלוי בסתירות. מהות שיתוף הפעולה הוא שיתוף פעולה בין אנשים עם עדיפויות שונות העובדים יחד. יתעוררו בעיות, ועליך לדון בהן בכנות ולא להסתיר אותן.
- זכור שפתרון סכסוכים לא אומר שאתה צריך לקבוע מי צודק או מי לא בסדר. התמקד בדיון על הדרך הטובה ביותר לכוונן את זרימת העבודה או להתאים את המשימה לביטול סכסוכים ולקידום שיתוף פעולה בין חברים.
- אם אתה מבחין שחבר מראה סימנים של עייפות או עוינות, גלה מה גורם לשינוי זה. אנא דן בנושא זה בפגישה הבאה אם הוא קשור לשיתוף פעולה בין החברים.
אל תנסה לפתור את כל ההבדלים. מטרת שיתוף הפעולה היא להשיג מטרה משותפת, ולא להביא את כל חברי הצוות באותה נקודת מבט. עליכם לדון בהבדלים אלה, אך לעיתים עליכם לקבל גם כי אינכם יכולים לפתור את הסכסוך ועליכם לנסות להתפשר ולבחור דרך אחרת להתקדם.
התייחס לסיבות הבסיסיות לאי שיתוף פעולה פעיל. אם חבר כמעט אינו משתתף בפגישות או אינו ממלא את משימותיו שהוקצו לו, ברר את הסיבות ותקן אותן:
- שאל את החברים אם יש בעיות ביניהם או את תהליך שיתוף הפעולה כדי שתוכל לדון בהם בגלוי.
- אם חבר צוות הוא נציג של ארגון אחר, וודא שהארגון שלהם לא יעבוד עליהם יתר על המידה. הזכרו לבוס שלהם את רמת המחויבות שעליהם להתחייב, ובקשו להוריד את המשימה בכתב.
- אם חבר צוות מסרב להצטרף או שאין לו את הכישורים הנדרשים, מצא מחליף. זה יכול להיות מתסכל, אך זהו צעד מכריע לשותפות מוצלחת.
לפתור מחלוקת על הרגלים, שפה וסגנון בקרב החברים. אם חברי הצוות רגילים לפתור בעיות בדרך אחרת, או לבוא עם מונחים שונים, קח את הזמן לדון ולפתור את הבעיות.
- שמור את הסעיף השנוי במחלוקת בכתב.
- התאם את שפת האמנה או תנאי העבודה בצורה מושתקת.
שפר פגישות משעממות או לא יעילות. חקר כיצד לנהל פגישה ביעילות, ולשתף את התוצאות עם מנטור או מארגן פגישות. התאמצו להגביר את האמון והלכידות בין החברים.
- אפילו מחוות קטנות כמו לתת לאנשים לשתות בפגישה יכולות לעזור להם להתחבר יותר.
- אם הפגישה האיטית נגרמת על ידי יועץ לא מיומן, בחר מישהו אחר שאתה יכול לסמוך עליו, מישהו שמסוגל לנהל את הדיון מבלי להעליב אף אחד.
התמודד עם חברים מניפולטיביים ושנויים במחלוקת. ישנן דרכים רבות לטפל בבעיות אלה לפני שתנסה להסיר אותן מהקבוצה מכיוון שזו בעיה שעלולה להשפיע לרעה על הקבוצה.
- גישה שליטה או מניפולטיבית יכולה להיגרם מפחד. אם חברי הקבוצה מייצגים ארגון אחר, הם עשויים להיות מודאגים מהאפשרות לאבד את סמכות הארגון שהם מייצגים. נסה להבין את זה ולדון עם חברי הצוות שלך - או, אם זה נושא אישי, בקש מהם לפתור את זה בעצמם.
- אם חבר אינו מעיר על אי הסכמה או מדבר כאשר הוא מתנגד להחלטה, השתמש בזמן הפגישה כדי לסבב תורו על דעתו של זה.
- השתמש במערכת הדיונים הנכונה כדי להבטיח שחברים שנויים במחלוקת לא יוכלו להכריע את הפגישה.
מזעור מחלוקת בנוגע ליעדים ואסטרטגיות מבצעיות. החליטו בבירור על יעדים ושיטות פעולה ותעדו אותם כדי למזער בלבול. אם החברים ממשיכים להתווכח על היעדים הכתובים, קח את הזמן הנוסף לתיקונן.
- זו עשויה להיות תוצאה של רצון להשיג הישג מסוים, ולא מחלוקת לגבי מטרה סופית. נסה לאמץ תוצאות קונקרטיות ואסטרטגיות קצרות טווח, הניתנות לביצוע ועולות בקנה אחד עם הכללים שלך.
נהל לחץ מצד חברים. אם ראש הארגון דוחף את התוצאות של תהליך שיתוף הפעולה, הזכר להם ששיתוף פעולה לוקח זמן משלו. תכנון הוא שלב חיוני במאמצי שיתוף הפעולה.
השתמש במגשר כדי לפתור בעיות חמורות. לפעמים אתה צריך להשתמש במגשר. המגשר יקיים פגישה אחת או שתיים לפתרון הסכסוך, ויהיה צורך להחליפו אם הוא או היא מעורבים במצב. השתמש במגשר בתרחישים הבאים:
- כאשר המנהיג מעורב ישירות בסכסוך.
- כשיש מחלוקת לגבי התפיסה הסותרת.
- כאשר סכסוך כרוך בהבדלים תרבותיים וחובה כי מתווך יבין את שתי ההשקפות.
- כאשר הון עצמי הוא חיוני, כמו למשל בניגוד עניינים.
- אם הקבוצה לא מצליחה לפתור את הסכסוך. שקול להעסיק מגשר, להכשיר את הקבוצה בפתרון סכסוכים במקום להשתמש במגשר בכל פעם שמתעוררת בעיה.
שיטה 3 מתוך 3: יצירת שיתוף פעולה
בחר את קבוצות שיתוף הפעולה הנכונות. אתה יכול לשתף פעולה עם חברים מארגונים ללא מטרות רווח, עסקים, מחלקות או אנשים פרטיים, אך לעשות תחילה מחקר. שוחח בפומבי אם הם יכולים להתחייב לשותפות שאתה רוצה.
- אם אתם מחפשים שותף פיננסי, אל תזמינו ארגונים הנאבקים כלכלית להצטרף אליכם, או ארגון ממשלתי בשלב קיצוץ העלויות.
- התרחק מארגונים או אנשים בעלי מוניטין רע ביחסים עסקיים, בענייני אמון, או לעתים קרובות מכפישים חברים אחרים.
הגדר יעדים ברורים. ודא שהארגונים המעורבים מבינים את הסיבות לשיתוף הפעולה ואת היעדים הספציפיים של תהליך שיתוף פעולה זה. בקש מכל ארגון להתחייב לרמות ההשתתפות לפני תחילת העבודה.
- קבע את לוח הזמנים של שיתוף הפעולה. במהרה תיתקל בבעיות אם ארגון חבר אחד חושב שהבעיה תיפתר לאחר מספר פגישות ואילו השנייה מניחה שהפרויקט יימשך כל השנה.
- קבעו ציפיות ברורות. באופן דומה, על הארגונים המשתתפים להיות מודעים למספר החברים ולזמן הנדרש שתקבע להם ולרלוונטיות של המנהיג.
- בחר מטרה שחברים יכולים להתפשר עליה. על שיתוף הפעולה להתמקד ביעדים המשותפים של כל חברי הצוות במקום במשימות הספציפיות של ארגון.
בחר את האנשים הנכונים. חפש אנשים עם הניסיון הנכון והאמינות והביטחון לקחת את האחריות של הארגון שהם מייצגים. אל תבחר באנשים הלא נכונים רק בגלל שהם מתנדבים או שהם חברים שלך.
- לא צריכים להיות יותר מדי חברים. ככל שחברים רבים יותר, התקדמות הפעולה איטית יותר, ולכן יש לבחור רק מספיק חברים שיוכלו להשיג את המטרה המשותפת ולהיות מסוגלים לפתור בעיות המתעוררות.
- אם המטרה הכללית שלך היא לשנות כיוון של הארגון שלך באופן נרחב, אתה זקוק למעורבות של ראש כל ארגון.
- הוסף יועץ משפטי אם אתה מתכנן לשתף פעולה בגיוס תרומות.
- שקול להעסיק אנשים נוספים מחוץ לארגוני הליבה במידת הצורך. חבר במועצת בית הספר, ממשלת העיר או המחלקה העסקית יוכל לתת לכם תובנות שקשה יהיה להשיג.
חלקו תפקידים ספציפיים לכל חבר. האם אנשים רשאים לקבל החלטות הוגנות? האם יש מישהו האחראי על מתן ייעוץ בתחום התמחות מסוים, והאם הוא גם חבר מן המניין? היה ברור לכל אחד מחברי דרישות הנוכחות לפגישה ומשימות אחרות שעליהם לבצע.
- בנוסף, עליכם לדון בתנאי גיוס חברים חדשים וכן בפיטורי חברים ותיקים מהקבוצה.
תקנות תקנות שיתוף פעולה. אל תתחיל לפעול מיד; תוכלו לחסוך זמן ולהגביר את היעילות אם הצעד הראשון שלכם הוא להציג את המהות של שיתוף פעולה בכתב. אנא המשך לשלב זה בפגישה הראשונה שלך. כולל את הגורמים הבאים:
- שליחות ותכלית. נושא זה אולי נדון מראש, אך יתכן שתצטרך להקדיש זמן לדון בו ביתר פירוט או באמצעות תקשורת מילולית. כלול הצגת לוח זמנים ולוחות זמנים להשגת יעדים.
- תהליך מנהיגות וקבלת החלטות. אלה גורמים חשובים ביותר. על כולם להסכים מי יחזיק בהנהגה ובכוחות ספציפיים של אותו אדם. האם ההחלטה מתקבלת רק ברגע שיש הסכמה בין החברים (דנים עד לקבלת אישור מוחלט) או תחת מערכת אחרת?
- ערכים והנחות. אם לארגון חבר יש "גבולות" ספציפיים או מניח שאנשים יהיו כפופים לשיטת פעולה מסוימת, אז הגיע הזמן למסד את העניין. נסה לזהות מצבי סיכון עבור כל ארגון חבר ולדון בדרכים לפתור בעיות שמתעוררות.
- מדיניות אתית. אם נוצר ניגוד עניינים, כיצד יכול הארגון המשתף פעולה לפתור את הבעיה? עם מי יכול לשתף פעולה כלכלית? האם מדיניות החברות בקבוצות בודדת מוחלת בהחלטת הארגון השיתופי, ואיך לא היית פותר את ההבדל?
שמרו על סביבה שיתופית. מזל טוב, הקמת ארגון שיתופי והפעלת אותו. עם זאת, האם ניתן לקיים שיתוף פעולה הוא באחריותו של כל חבר ובמיוחד במנטור.
- השתמש בכללים שלך כמדריך בדיונים ובסכסוכים. שוחח על שינויים בכלל אם תשנה את היעדים ואת לוח הזמנים שלך.
- בנו אווירה של אמון. אם מתעורר נושא אישי, או שלא לוקחים בחשבון את דעתו של מישהו, התאם את הדיון כך שלכולם תהיה האפשרות לתרום ולדון בגלוי בסכסוך.
- הקמת מערכת שתספק משוב ותשמור על אחריות החברים על תפקידיהם.
- לתקשר באופן קבוע.שמור את כל ההחלטות והודיע על חברי ההיעדר על ההחלטה. צור הזדמנויות לחברים להחליף בסביבה נוחה ובלתי פורמלית כמו גם בישיבות.
עֵצָה
- אל תמהר. בדרך כלל, פרויקטים הדורשים שיתוף פעולה לא יתבצעו במהירות כמו פרויקטים בודדים, אך תכנון הוא צעד חשוב מאוד בשמירה על הפעילות של כולם.
- חלק את העבודה כך שהחברים לא ירגישו המומים.
- כשאתה לא מסכים עם משהו, אל תהיה תוקפני או כועס.
