תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 2: כתיבת סדר יום
• צור סדר יום מאפס
• באמצעות תבנית לוח שנה
• חלק 2 מתוך 2: שיטות עבודה מומלצות לשימוש ביומן
• טיפים

פגישה מסודרת דורשת סדר יום כתוב היטב. אל תתנו לפגישה שלכם להיות מייגעת ויעילה כמו שנראה כי פגישות רבות. על ידי שמירה על סדר יום מפורט אך גמיש, תוכלו לשמור על הפגישה שלכם יעילה וממוקדת כך שתשיגו את כל יעדי הפגישה שלכם בזמן הקצר ביותר האפשרי. בין אם ברצונך לכתוב לוח שנה משלך, להשתמש בתבנית או להפיק את המירב מיומן שכבר יש לך, ראה שלב 1 להלן כדי להתחיל!

לדרוך

חלק 1 מתוך 2: כתיבת סדר יום

צור סדר יום מאפס

1. התחל על ידי מתן כותרת ליומן שלך. מהספרות הטובה ביותר ועד לגיליון האלקטרוני היבש ביותר, כמעט כל מסמך חשוב זקוק לכותרת, ופגישות סדר יום אינן יוצאות מן הכלל. הכותרת שלך אמורה לספר לקורא שני דברים: ראשית שהוא או היא קוראים סדר יום, ושנית, הנושא שעליו פגישה. כשתגדיר את דעתך, שים את הכותרת שלך בראש המסמך הריק שלך. הכותרת לא חייבת להיות פרחונית או מסובכת - בהקשר עסקי, כותרות פשוטות וישירות הן בדרך כלל הטובות ביותר.
   • התנגד לדחף להשתמש בגופנים נפרדים או גדולים עבור הכותרת שלך. ברוב המקרים, תרצה להשתמש בגופן פשוט ומכובד כמו טיימס ניו רומן או קליברי, ולהפוך את הכותרת שלך לגודל זהה לשאר האותיות במסמך (או רק קצת יותר גדול). זכרו, מטרת הכותרת שלכם היא להודיע ​​לקוראים על מה הם מסתכלים, ולאו דווקא לבדר אותם או להסיח את דעתם.
2. הוסף "Who?’, ’נָכוֹן?"ו"מתי?נתונים לכותרת. לאחר הכותרת, לרוב סדר ישיבות מכיל כותרת שיכולה להשתנות בפירוט, תלוי עד כמה מקום העבודה שלך הוא רשמי. כותרת זו בדרך כלל בערך שורה מתחת לכותרת. בדרך כלל, בכותרת הראשית, אתה מפרט בקצרה מידע עובדתי על הפגישה שלא קשור לנושא הנדון. זאת על מנת שאנשים שאינם נוכחים יידעו מתי ואיפה זה התרחש, ומי היה נוכח. להלן מספר דברים שתוכל להוסיף; ללא קשר לנתונים שבחרת, ודא שאתה מזהה בבירור כל פיסת מידע (מה שהופך את הטקסט של התווית למודגשת עובד כאן טוב):
   • תאריך ושעה. אלה יכולים להיות מקובצים יחד או בחלקים נפרדים משלהם.
   • מקום. אם לעסק שלך יש מספר מיקומים, אתה יכול לרשום את הכתובת, אך אם יש רק מיקום אחד, אתה יכול לתת שם לחדר שאתה פוגש בו (למשל, חדר ישיבות מס '3).
   • משתתפים. כותרות תפקיד הן בדרך כלל אופציונליות אך אינן נדרשות.
   • משתתפים אנשים מיוחדים. אלה יכולים להיות אורחים מיוחדים, דוברים או מנהיגי ועידה.
3. כתוב הצהרה קצרה עם יעדים. מפגשים שאין להם מטרה מוגדרת בבירור מסתכנים בבזבוז זמן יקר כשהמשתתפים מחליטים על מה לדבר. דלג על שורה אחרי הכותרת שלך והשתמש בטקסט מודגש או בקו תחתון כדי לייעד את קטע היעדים שלך עם כותרת כמו "יעד" או "יעד" ואחריו נקודתיים או קו חדש. ואז אתה מתאר, בכמה משפטים תמציתיים וחדים, את הנקודות שיידונו לפגישה. שים את המטרה שלך לכתוב כאן 1-4 משפטים.
   • לדוגמא, אם אנו רוצים לכתוב הצהרת יעדים לפגישת תקציב, נוכל להשתמש בהם: "מַטָרָה: ציין את יעדי התקציב העיקריים לשנת הכספים 2014-2015 ודון בצעדים לחיסכון בעלויות לטווח ארוך. בנוסף, מנהל המחקר והפיתוח מרקוס פלדמן יציג את תוצאות סקר התחרות האחרון. "
   • אם אי פעם כתבת בהקשר מדעי, חשוב על הצהרת היעדים כסיכום הפגישה. אתה בעצם אומר, באופן רחב, מה צריך לדון בפגישה, בלי לפרט.
4. כתוב לוח זמנים לנקודות העיקריות של הפגישה. לוחות הזמנים עוזרים להילחם בנטייה לפגישות עסקיות להימשך זמן רב מדי. דלג על שורה אחרי הצהרת היעדים שלך, תן ללוח הזמנים שלך כותרת מודגשת או מודגשת והתחל ליצור זמנים (כדי להתאים לנקודות דיון מרכזיות) בלוח הזמנים שלך. כדי להקל על הקריאה, תן לכל פרק זמן שורה משלו.
   • ציין כל פרק זמן עם אוֹ שעת ההתחלה והסיום המתוכננת, אוֹ משך הזמן שאתה רוצה שכל חלק ייקח. בחר מערכת כזו או אחרת והיה עקבי - ערבוב העניינים נראה לא מקצועי.
   • במילים אחרות, אתה רוצה לסמן כל פרק זמן עם זמן ההתחלה והסיום של נושא השיחה הזה, או פשוט רשום כמה זמן אתה רוצה שיימשך. לדוגמה, שורה לדוגמה יכולה להיות "14:00 - 14:05: מבואות ומצגות " אוֹ ’5 דקות: מבוא ונוכחות. "עם זאת, עליך להימנע ממעבר בין שתי המערכות.
5. קבעו זמן בלוח הזמנים לכל האורחים המיוחדים. אם אורחים מגיעים לפגישה שלך כדי לדון בנושאים חשובים, תרצה להקצות זמן לפגישה לאנשים האלה. תן לכל אורח את משבצת הזמן שלו, גם אם יש לו יותר משיחת שיחה אחת. באופן זה כל אחד יכול לארגן את הנושאים שלו לפי רצונו.
   • כדי להימנע מבעיות תזמון מביכות, צרו קשר עם האורחים מראש בכדי לגלות כמה זמן כל אחד מהם יזדקק לנושא השיחה שלהם.
6. השאר זמן נוסף בתום הפגישה לכל עסק אחר. במהלך תקופה זו, אנשים עשויים לבקש הסברים על נושאי שיחה מבלבלים, להביע את דעתם בעצמם, להציע נושאים לפגישות עתידיות ולהעיר הערות אחרות. אתה יכול להפוך את הסקר למפורש על ידי הכללתו כפריט האחרון בלוח הזמנים שלך, או שתוכל להעלות אותו בעצמך לאחר הנקודה האחרונה של הפגישה.
   • אם תגיע לסוף הפגישה שלך ולאף אחד אין שאלות או הערות נוספות, אתה תמיד יכול לסיים את הפגישה מוקדם. רבים מהמשתתפים שלך כנראה יודו לך על כך!
7. תוכלו גם לספק סקירה כללית של נושאי השיחה. בדרך כלל לוח הזמנים הוא חלק הארי מסדר היום של הפגישה - החלק שאנשים מבקשים להנחות את הדיון. עם זאת, למרות שזה לא חיוני להשקיע מאמץ נוסף זה, מתן סקירה נוספת על נקודות המפתח יכול להועיל מאוד למשתתפים מוסחים. מתווה מזכיר למשתתפים את סידור הרעיונות שהוצגו בפגישה ועוזר למי שמתקשה לעמוד בכל נושא שהוזכר. להלן דוגמה לסוג הסיכום שכנראה ברצונך להשתמש בו:

   • I. סעיפי תקציב בעדיפות גבוהה

     • ת.תקציב נסיעות לעובדים

       תעריפי העוסקים

       • אני. משא ומתן על עסקה טובה יותר?

       ג. עלויות שדלנות

     II. אמצעים לשיפור התחלופה

     • ת. הסכמי שירות אלטרנטיביים

       • אני. הציגו אפשרויות בפני הלקוחות

         ii. קבל משוב

       ב. השקעה מחדש בטכנולוגיה סלולרית

     ...וכולי.

8. בדוק אם יש שגיאות ביומן לפני שתחלק אותן. מכיוון שחלק מהמשתתפים יכולים להסתמך בכבדות על סדר היום של הפגישה, מומלץ מאוד לבדוק אם קיימים שגיאות לפני שהם מחלקים אותו. פעולה זו אינה רק טובה לנוכחים - אלא גם משקפת באופן חיובי את תשומת לבך לפרטים וערך שיש לך בעמדתך.
   • יתר על כן, בדיקה שאין שגיאות ביומן שלך יכולה לעזור לך זְמַן ותציל אותך פָּנִים בילוי זמן בהסבר על סדר יום מלא טעויות יכול לבלבל את הפגישה שלך ולהיות מביך עבורך, במיוחד כאשר אנשים חשובים נמצאים.

באמצעות תבנית לוח שנה

1. השתמש בתבנית הכלולה במעבד התמלילים שלך. בתוכניות עיבוד תמלילים רבות, כמו Microsoft Office, Pages for Mac וכן הלאה, יש תבניות סטנדרטיות לכל מיני מסמכים אישיים ומקצועיים, כולל אג'נדות פגישות. בעזרת תבניות אלו תוכלו ליצור מסמך בעל מראה מקצועי באופן מפתיע במהירות ובקלות. בדרך כלל סוגים אלה של תבניות מאורגנים לחלקים לוגיים עם פריסה אסתטית - פשוט הקלידו את הנתונים הרלוונטיים במרחבים המתאימים, ואתם יכולים ללכת!
   • בעוד שכל מעבד תמלילים שונה במקצת, רובם עם אפשרות התבנית יאפשרו לך לנווט לתבניות משורת התפריטים בחלק העליון של חלון התוכנית.
   • אם מעבד התמלילים שלך יכול להשתמש בתבניות, אך אין לו תבניות מתאימות לסדר יום לפגישות, תוכל להוריד תבנית מאתר יצרנית התוכניות. תבניות עבור Microsoft Word, למשל, זמינות ב- office.microsoft.com, ואילו תבניות עבור Pages for Mac ניתן למצוא בחנות האפליקציות של Apple.
2. ניתן גם להוריד תבנית ממקור חיצוני. אם מעבד התמלילים שלך אינו מגיע עם תבניות לוח שנה כברירת מחדל ואינך יכול להשיג אותן באתר הרשמי, אל דאגה - יש הרבה תבניות בחינם הזמינות באופן מקוון. חיפוש פשוט במנוע החיפוש המועדף עליכם, למשל, "תבנית סדר היום לפגישה" ייתן לכם עשרות תוצאות רלוונטיות. עם זאת, מכיוון שלא כל התוצאות הללו מגיעות ממקורות רשמיים ואמינים, חשוב להבחין בבחירה באילו תבניות להשתמש. להלן כמה אתרים חיצוניים שתרצה לבקר בהם:
   • שמור תבניות Word - אתר מקצועי זה מציע תבניות איכות רבות עבור Microsoft Word.
   • תבניות וורד באינטרנט - משאב נהדר נוסף לתבניות וורד. עם זאת, דף זה מציע אפשרויות מעטות בלבד.
   • iWorkCommunity - תבנית לוח שנה טובה לדפים. עם זאת, תבנית זו מיועדת לגרסאות ישנות יותר של Pages (לפני 2009).
   • ל- App Store יש גם טונות של תבניות לדפים. למרבה הצער, לא כל אלה זמינים בחינם.
3. מלא את השדות בתבנית שלך. לאחר שמצאת תבנית מתאימה במעבד התמלילים שלך, או הורדת תבנית שאהבת, כל שעליך לעשות הוא למלא את התבנית עם המידע הדרוש. ברוב התבניות יהיו אזורים מסומנים בבירור להקליד שמות, זמנים, נושאי שיחה, כותרות קטעים וכן הלאה. מלא את כל השדות הרלוונטיים להשלמת האג'נדה שלך, ובדוק אם קיימת שגיאות בעבודה לאחר מכן. שימושי ככל שתבניות היומן יכולות להיות, הן אינן מגנות עליך מפני שגיאות כתיב, דקדוק ושגיאות עובדות.
   • אל תשאיר שדות ריקים. שום דבר לא נראה חובבני יותר מאשר, למשל, שורה בלוח הזמנים שאומרת רק "הקלד כאן". אם מסיבה כלשהי ישנם חלקים בתבנית שאינך רוצה למלא, מחק אותם במקום להשאיר אותם ריקים.
4. בצע שינויים קלים כדי להתאים את לוח השנה שלך לצרכים שלך. תבניות סדר היום לפגישות יכולות להיות מאוד שימושיות, אך אין שום סיבה שתקפידו על סגנון לוח השנה והפריסה המוגדרים כברירת מחדל. אל תהסס לערוך שינויים בתוכן ובסגנון התבנית כראות עיניך כדי לוודא שהיומן שלך עומד בסטנדרטים שהחברה שלך הציבה לך ושגדרת לפגישה.
   • לדוגמא, אם אתה חושב שתבנית מסוימת נראית טוב מאוד, אך הכותרת שלה ארוכה כל כך עד שהיא מסיחה את דעתך, אל תהסס למחוק כל חלקים מיותרים בכותרת כראות עיניך, כל עוד אתה עושה זאת בצורה כזו פריסת המסמך אינה הרוסה, או שסדר היום נראה מכוער.

חלק 2 מתוך 2: שיטות עבודה מומלצות לשימוש ביומן

1. ראשית בחר את הנושאים החשובים ביותר. בעת קביעת פגישות, בדרך כלל מדיניות טובה היא להציב את הנושא החשוב ביותר בראש לוח הזמנים. בכך אתה משיג שני דברים. ראשית, הוא מאפשר לכולם לדון בנושאים חשובים אלה כאשר הם נמצאים בקצה שלהם ועדיין לא עייפים בתחילת הפגישה. שנית, במקרה שהמפגש מסתיים בטרם עת או שמשתתפים מסוימים יצטרכו לעזוב לפני סיומו, הדבר מבטיח כי הנושאים החשובים כבר נדונו.
   • פגישות לא תמיד עוברות כמתוכנן. אם נושאים קטנים ולא חשובים יושמטו בסוף הפגישה, ייתכן שתוכלו לפתור אותם בעצמכם או לקבוע פגישה אחרת בהמשך. עם זאת, אם אינך מצליח לכסות את נושאי השיחה העיקריים, הפגישה שלך לא הצליחה להשיג חלק מהמטרה, שיכולה להיות מתסכלת ומביכה עבורך. הצבת הנושאים החשובים ביותר בראש לוח הזמנים שלך מונעת בעיקר הבעיה הזו.
2. היצמד ללוח הזמנים של לוח השנה שלך, אך היה גמיש. בעת תכנון וניהול פגישה, אחת הסכנות הגדולות ביותר היא שזה לוקח יותר זמן מהמתוכנן. לעובדים יש בדרך כלל אחד כזה לִשְׂנוֹא פגישות ארוכות מדי, ובצדק, מכיוון שהן יכולות להיות משעממות להפליא ולמנוע מאנשים לעשות עבודה אמיתית במקום. כדי לשמור על פגישתך מתוזמנת, עקוב אחר השעון, ואם תקבל את ההזדמנות, המשך בנימוס באומרו משהו כמו: "אנחנו באמת צריכים לעבור לנושא הבא אם אנחנו רוצים לצאת מכאן בזמן. "
   • עם זאת, פגישות לרוב אינן מתנהלות על פי התוכנית, לכן עליכם להיות מוכנים לפצות אם חלק כלשהו בפגישה שלכם לוקח יותר זמן ממה שתרצו. היה גמיש בדיון ככל האפשר בזמן המוגבל שיש לך לפגישה שלך. לדוגמה, אם חלק מהפגישה שלך חלף באיחור, תוכל לקצץ את הדיון בחלקים אחרים בפגישה שלך, או להשמיט חלקים חשובים יחסית יחסית מהפגישה כדי לוודא שהיא מסתיימת בזמן.
3. התחל לכתוב את סדר היום שלך הרבה לפני הפגישה. היומנים אמנם לא בהכרח חשובים כמו סוגים אחרים של מסמכים עסקיים (כגון דוחות, גיליונות אלקטרוניים של נתונים, שקופיות מצגת וכו '), אך עדיין ברצונך שהיומן שלך ייראה מקצועי וחלקלק, במיוחד אם אתה משתף אותו עם עמיתיך במהלך פגישה. כדי לוודא שיש לך מספיק זמן להפיק מסמך איכותי, התחל לכתוב את היומן שלך מוקדם ככל האפשר.
   • התחלה מוקדמת מעניקה לכם גם את היתרון בקבלת משוב על סדר היום של הפגישות שלכם. שיתוף גרסה ראשונית של לוח השנה שלכם עם עמיתים או מפקחים, ובקשת התשובה שלהם, יכול לעזור לכם לתקן פגמים ולהוסיף פרטים חסרים שלא היו שם קודם. אם תחכה לשנייה האחרונה לכתוב את לוח השנה שלך, יתכן שלא תספיק לבקש משוב זה.
   • אמנם אתה יכול לברוח עם כתיבת אג'נדות לפגישה יומיומית קבועה יום לפני הפגישה, אך ייתכן שייקח שבועות להתכונן לפגישה חשובה.
4. שתף את סדר היום עם משתתפי הפגישה. כדי להבטיח שכולם יגיעו לפגישה עם ידע מלא על הנושא שיידון, תרצו לחלוק את הסדר היום עם כולם מראש. תלוי בתרבות הארגונית בה אתה עובד, המשמעות היא הדפסת מספר עותקים וחלוקה אישית, או פשוט שליחת לוח השנה בדואר אלקטרוני כקובץ מצורף. עם זאת אתה מפיץ את לוח השנה שלך, ודא שהוא נקי משגיאות טכניות לפני שליחתו.
   • בהתאם לחשיבות המפגש, סביר להניח שתרצה לתת למשתתפים את סדר היום לפחות שעה-שעתיים לפני הפגישה. לפגישות גדולות וחשובות יתכן שיהיה צורך לשלוח את סדר היום יום או יותר מראש.
   • מכיוון שאנשים לעתים קרובות עסוקים או שוכחים, זה רעיון חכם להביא לפגישה כמה עותקים נוספים של סדר היום למקרה שמישהו ישכח את שלהם.

טיפים

• אם מישהו לא יכול להשתתף בפגישה, שקול ליצור סעיף "הוכרז נעדר" בראש סדר היום, או השאר מקום לכך ופשוט הודיע ​​עליו במהלך הפגישה.
• משאב מצוין עבור אחד פּרוּדוּקטִיבִי הפגישה היא באמצעות "DARV": יעדים, סדר יום, תפקידים ואחריות. קודם כל, לפגישה שלך צריכה להיות אחת מַטָרָה יש. אם אתה רק מקיים פגישה כדי לספק מידע, אל תבזבז זמן של אנשים בפגישה. שלח להם עלון. המטרה צריכה לכלול רכיב פעיל ובמידת האפשר מוצר שיוצג: "הגדר את היעדים הרבעוניים לקבוצה". סדר היום הוא רשימה של נושאים שתעסוק בהם בכדי להשיג מטרה זו, עם מגבלת זמן להשאיר אותך במסלול. לדוגמא, "1. בדוק את מצב היעדים של הרבעון האחרון (15 דקות), 2. כל הצעה עסקית אחרת למטרות (20 דקות), 3. בחר בחמשת היעדים הראשונים (10 דקות) וכו ' עבור תפקידים ואחריות, אתה קובע מי יוביל את הפגישה, מי רושם הערות ומי מקצה פעולות פעולה הנובעות מהפגישה.
• אם לחברה שלך יש טופס מיוחד ליומנים, השתמש בטופס זה כתבנית. עבור מקומות מסוימים, היצמדות לנוסחה היא חיונית.
• תלוי מה מעדיפים הקולגות שלך, יכול להיות שימושי שיהיה מועד אחרון לאנשים להציע רעיונות לסדר היום. ציין תאריך ושעה סגירה ויצמד אליו. פנה מקום לתוספות במקום בו הן משפרות את לוח השנה, או כאשר אירועים מחליפים את לוח השנה המקורי שלך.