תוֹכֶן

• צעדים
• חלק 1 מתוך 2: בטל את המינוי בנימוס
• חלק 2 מתוך 2: קבע מחדש את הפגישה =
• טיפים

בין אם מדובר בעיכוב בלתי צפוי, בעיות נסיעות או בלבול בלוח הזמנים, ביטול תוכניות יכול לפעמים להיות בלתי נמנע. כמה שזה מפחיד אותך למסור את החדשות לאדם שאתה מפספס, עדיף להיות כנה ומנומס ולהזהיר אותו בהקדם האפשרי, ואז - בתקווה - הוא יראה הבנה. בנוסף, קבע מחדש את הפגישה ליום אחר או לעתיד הקרוב והציע להיפגש קרוב יותר למקום בו האדם נמצא על מנת לגרום לו פחות אי נוחות.

צעדים

חלק 1 מתוך 2: בטל את המינוי בנימוס

1. 1 צור קשר עם האדם איתו יש לך פגישה בהקדם האפשרי. ככל שתעצור יותר זמן, כך תיגרם יותר אי נוחות. על ידי מתן אזהרה מוקדמת לאדם, תראה שאתה מכבד את עצמו ואת זמנו.
2. 2 התקשר לביטול הפגישה באופן אישי אם תדווח על כך ברגע האחרון. אם אתה נותן הודעה מוקדמת מיום, פנה ישירות לאדם שאיתו יש לך פגישה. במצב זה, הודעת דואר אלקטרוני, הודעת טקסט או הודעה באמצעות עובד אחר על הביטול ייראו בלתי מנומסים.
3. 3 אנא התנצל בכנות. גם אם תמסור הודעה מוקדמת, הביע חרטה על הביטול. ייתכן שהאדם זנח תוכניות אחרות כדי להיפגש איתך, או שאולי גרמת להן אי נוחות.
   • מספיקה התנצלות קצרה ופשוטה, למשל: "אני מאוד מצטערת שלא היה אפשר להיפגש איתך הפעם".
   • אל תשתמש בשפה מעורפלת ואל תגיד ש"ייתכן "שלא תוכל להגיע לפגישה. עדיף לדבר ישירות וכנות.
4. 4 הסבר בקצרה את הסיבה לביטול. אם יש לך סיבה משכנעת, כגון בעיות נסיעות או מחלות, רק הודע לנו מדוע היית צריך לבטל את הפגישה. אם הסיבה לא כל כך תקפה, למשל, פשוט שכחת מהפגישה או שהוספת בטעות שני דברים במקביל, ספק הסבר כללי, למשל: "קרה משהו שאני לא יכול לצאת ממנו".
   • אין צורך להיכנס לפרטים מדוע אתה מבטל את המינוי, גם אם אתה כן. עם יותר מדי פרטים, אדם עשוי להתרשם שאתה ממציא את זה.
   • לעולם אל תגיד "קרה משהו חשוב יותר" או משהו כזה.
   • אל תמציא תירוצים. קיים סיכון גדול שהאדם יגלה את השקרים שלך, מה שעלול להחמיר את המצב.
5. 5 תן לאדם לדעת שאתה מעריך את זמנו. הקפד להדגיש שאתה מודה לו על כך שקבע איתך את הפגישה, וכי אתה מצטער שנאלצת לבטל אותו. הבהירו כי אתם מבינים כי זמנו אינו בלתי מוגבל.
   • הדבר חשוב במיוחד אם האדם קבע איתך פגישה כטובה, כאיש מקצוע בעל ניסיון רב בתחום העניין.

חלק 2 מתוך 2: קבע מחדש את הפגישה =

1. 1 הציעו לקבוע מחדש את הפגישה כאשר תבטלו. זה לא רק יחסוך לכם את הטרחה בארגון בהמשך, אלא גם יראה שאתם עדיין מעוניינים בפגישה הזו. כאשר אתה מתקשר או שולח מייל כדי לבטל את הפגישה, ציין בסוף כי ברצונך לתזמן אותה מחדש לזמן נוח לאדם.
2. 2 ציין מספר פעמים כאשר תוכל להיפגש. עשה כמיטב יכולתך כדי להתאים את לוח הזמנים של האדם האחר, אך תן לו מספר אפשרויות לבחירה. סמנו 3-4 מקומות פנויים בלוח הזמנים שלכם ושאלו האם יהיה נוח לאדם להיפגש בשלב זה.
   • לדוגמה, אתה יכול לומר, "אני פנוי ביום שישי אחרי 14:00, בכל יום שני או שלישי בין השעות 13:00 עד 15:00. האם אחת מהאפשרויות הללו עובדת עבורך, או שנוח לך יותר להיפגש בזמן אחר? "
3. 3 הציע להיפגש איפשהו קרוב יותר לאדם זה. כדי לפצות על ביטול הפגישה הראשונה, יהיה נחמד להפוך את הפגישה המתוזמנת לנוחה יותר עבורו. הציע להיפגש במשרדו או במקום כלשהו בקרבת מקום, שם הוא כבר יהיה בזמן זה.
   • תוכל גם להציע ליצור קשר באמצעות סקייפ או Viber אם האדם שאיתו אתה מנסה לקבוע פגישה הוא מאוד עסוק או רחוק.
4. 4 בחר את הזמן המתאים לך בדיוק. לאחר ביטול המינוי הראשון, הביטול השני עלול לגרום לעוד יותר מטרד ואי נוחות. זה יכול גם להרוס את מערכת היחסים שלך עם האדם. תסתכל מקרוב על לוח הזמנים שלך וודא שהזמן שאתה מסכים עליו מתאים לך, וכי בתקופה זו הסבירות לנסיבות בלתי צפויות היא מינימלית.
   • לדוגמה, אם אין לך שום דבר מתוכנן לדצמבר, אך אתה יודע שקרוב יותר לחגים, ככלל, מתווספים הרבה דברים, עדיף לא לדחות את הפגישה לזמן הזה.
5. 5 רשמו את השעה בה אתם בוחרים להיפגש. לאחר שתחליט כמה זמן לקבוע מחדש את הפגישה, הוסף אותו למתכנן שלך או ללוח הזמנים שלך. תוכל גם לכתוב הערת תזכורת פיזית ולהציג אותה באופן בולט.
6. 6 כשנפגשים, הודו לאדם על סבלנותו. התחל את הפגישה על ידי תודה לאדם (או לאנשים) על ההעברה. אולם אין צורך להתנצל שוב, אולם הבעת הערכה על כניסתו לעמדתך תראה שאתה מעריך את זמנו.

טיפים

• עשה כמיטב יכולתך לא לבטל פגישות, מכיוון שהדבר יכול לשקף אותך בצורה גרועה ולפגוע בעסקים ובקשרים האישיים שלך.
• אם אתה יוצא עם מישהו שאתה משלם עבורו (כגון פסיכולוג), בדוק אם יש לו מדיניות ביטולים.