תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה
• אַזהָרָה

תהליך תכנון פעולה אפקטיבית מתחיל תמיד במטרה, מטרה וחזון ברורים. התוכנית תנחה אותך מהעמדה הנוכחית שלך ישר ליעדים שהגדרת. בעזרת תוכנית מתוכננת היטב תוכלו להשיג כמעט כל מטרה שתרצו.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: תכנון

1. 

   הקלט כל פרט. בתהליך תכנון הפעולה שלך, יהיה עליך לרשום את כל הפרטים. כדאי להשתמש בתיקייה עם מספר תוויות כדי לסווג אותה לחלקים שונים בתוכנית שלך. כמה מהפריטים שניתן להזכיר הם:
   • רעיונות / הערות שונות
   • לו"ז יומי
   • לוח זמנים חודשי
   • אבני דרך
   • תהליך מחקר
   • העבודה הבאה
   • האנשים המעורבים / פרטי קשר

2. 

   
   
   דע מה אתה רוצה לעשות. ככל שתדע פחות מה אתה רוצה לעשות, התוכנית שלך תהיה פחות יעילה. נסה לציין מה ברצונך להשיג בהקדם האפשרי - רצוי לפני תחילת הפרויקט.
   • דוגמה: אתה מנסה להשלים עבודת מאסטר - זה בעצם חיבור ארוך מאוד, שדורש כ- 40,000 מילים. חיבור זה יכלול מבוא, סקירת ספרות (בה אתה דן ביקורתית במאמרי מחקר אחרים אליהם אתה מתייחס ודנים במתודולוגיה שלך) ופרקי החיבור. טקסט, בו אתה מפרש את רעיונותיך בעובדות קונקרטיות ולבסוף מסיים. יש לך שנה לכתוב את המאמר שלך.

3. 

   
   
   חשוב ספציפית ומציאותית בעת התכנון. הגדרת יעד ברורה היא רק ההתחלה: אתה צריך להיות ספציפי ומציאותי בכל היבט של הפרויקט שלך - להגדיר בבירור לוחות זמנים, אבני דרך ותוצאות סיום, למשל ו סְבִירוּת.
   • חשיבה ספציפית ומציאותית בעת תכנון פרויקט גדול היא דרך חיובית להפחית את הלחץ - שלעתים קרובות מגיע עם פרויקטים שאינם מתוכננים היטב - כגון אי ביצוע זה בזמן. שעות עבודה ארוכות וארוכות עד תשישות.
   • לדוגמא, כדי לסיים את התזה בזמן, עליכם לכתוב כ -5,000 מילים בחודש, כך שיישארו לכם כמה חודשים לחידוד הרעיונות שלכם. אומדן מציאותי פירושו לא לקבוע ציפיות לכתוב יותר מ -5,000 מילים בחודש.
   • אם אתה עובד כמורה במשך 3 חודשים, תצטרך לשקול לא להשלים 15,000 מילים במסגרת זמן זו, כך שתצטרך לפזר את כמות העבודה באופן שווה על פני החודשים הנותרים.

4. 

   
   
   קבעו אבני דרך סבירות. אבני דרך מסמנות שלבים חשובים במסע לקראת המטרה הסופית. אתה יכול בקלות לקבוע אבני דרך על ידי התחלה בתוצאות (הגשמת יעד) וחזרה אחורה לזמנים ולנסיבות הנוכחיות.
   • קביעת אבני דרך יכולה לעזור לך (ואם רלוונטי, זה גם עוזר לצוות) להישאר מונע על ידי חלוקת עומס העבודה לנתחים קטנים יותר וליעדים ברורים יותר, תודה אתה לא צריך לחכות עד לסיום הפרויקט כולו כדי להרגיש שהשגת כמה תוצאות.
   • תזמון אבני הדרך לא צריך להיות ארוך מדי או קצר מדי - כל שלב שנמשך כשבועיים נחשב ליעיל ביותר.
   • לדוגמה, כשאתה כותב חיבור, אתה לא צריך לקבוע אבני דרך על סמך המטרה שלך להשלים פרקים, מכיוון שזה יכול לקחת חודשים. במקום זאת, חלקו אותו לתקופות קצרות יותר (אולי בהתבסס על מספר המילים שנכתבו) על פני תקופה של שבועיים ותגמלו את עצמכם על השלמתם.

5. 

   חלקו משימות גדולות לחלקים קטנים וקלים יותר. משימות ואבני דרך מסוימות עשויות להיות קשות יותר להשגה מאחרות.
   • אם אתה מרגיש מותש ממשימה גדולה, אתה יכול להפחית את הלחץ ולהפוך את המשימה לביצועית יותר על ידי פירוק לגושים קטנים יותר וקלים יותר לביצוע.
   • דוגמה: סקירת ספרות היא לרוב הפרק הקשה ביותר, מכיוון שהיא מהווה את יסוד החיבור. כדי להשלים סקירת ספרות, עליך לחקור ולנתח נפח גדול של מסמכים לפני שתתחיל לכתוב.
   • ניתן לחלק משימה זו לשלושה חלקים קטנים יותר: מחקר, ניתוח וכתיבה. אתה יכול אפילו לפרק את זה עוד יותר על ידי בחירת המאמרים והספרים הספציפיים לקרוא, הגדרת מגבלת זמן לניתוח וכתיבה.

6. 

   תזמון. כתוב רשימת משימות שיש להשלים כדי להגיע לאבני דרך. אבל עצם רישום הדברים שצריך לעשות לא יעבוד - עליכם להכניס רשימה זו ללוח הזמנים שלכם הקשורה לפעולות קונקרטיות ואמיתיות.
   • לדוגמא: על ידי פירוט סקירה כללית של מסמכים, תדע בדיוק מה לעשות ותוכל למצוא מסגרת זמן ספציפית למשימות אלה. אולי כל יום-יומיים תצטרך לקרוא, לנתח ולכתוב על נושא חשוב.

7. 

   קבעו את כל העבודות. ללא מסגרות זמן ומועדים ספציפיים, עבודתך ככל הנראה תעבור את הזמן המותר, ומשימות מסוימות עשויות לעולם לא להסתיים.
   • ללא קשר למשימות שתבחר לכל שלב בתוכנית הפעולה, חשוב לכלול מסגרת זמן בכל הפעילויות הללו.
   • דוגמה: בידיעה שלוקח כשעה לקרוא 2,000 מילים, ושתצטרך לקרוא מסמך של 10,000 מילים, אז אתה צריך להקדיש לעצמך לפחות 5 שעות לקרוא את המסמך.
   • יהיה עליך לקחת בחשבון לפחות שתי ארוחות במהלך אותה תקופה, ולעשות הפסקות כל 1-2 שעות כאשר המוח שלך מתחיל להתעייף. בנוסף, עליך להוסיף לפחות שעה אחת למספר הסופי במקרה של שיבושים בלתי צפויים.

8. 

   צור סמלים חזותיים. לאחר שיצרת רשימה של פריטי פעולה ולוחות זמנים ספציפיים, השלב הבא הוא ליצור סמל חזותי עבור התוכנית שלך. אתה יכול להשתמש בתרשים זרימה, תרשים, גיליון אלקטרוני או כלי משרד אחר כדי לעשות זאת.
   • הצב את הסמל בתצוגה רגילה - אפילו על הקיר במשרד או בכיתה אם אפשר.

9. 

   בדוק את הפריטים שהושלמו. חציית המשימות שהשגתם לא רק מעניקה לכם תחושת סיפוק, אלא גם עוזרת לכם לעקוב אחר העבודה שלכם כדי שלא תשכחו את מה שעשיתם.
   • זה חשוב במיוחד כאשר עובדים בקבוצות. אם אתה עובד עם אחרים, שקול להשתמש במסמכים המשותפים באינטרנט כדי שכולם יוכלו לבדוק היכן שהם נמצאים.

10. 

    אל תפסיק ללכת עד שהיעד הסופי יושג. לאחר שהתוכנית שלך הוגדרה ושיתפה בקבוצה (אם רלוונטי), ואבני הדרך שלך נקבעו, השלב הבא הוא די פשוט: התחל בעבודה. מדי יום כדי להשיג את המטרות שלך.

11. 

    שנה את הזמן במידת הצורך, אך לעולם אל תוותר על המטרה שלך. לעיתים, נסיבות או אירועים שאינך חוזה יכולים להופיע ולמנוע ממך לבצע משימה בזמן ולהגיע ליעד שלך.
    • אם זה קורה, אל תתייאש גם - בדוק את התוכנית שלך והמשיך לעבוד כדי להגיע ליעדים שלך ולהתקדם.
    פרסומת

חלק 2 מתוך 4: ניהול זמן

1. 

   בחרו לוח זמנים יעיל. בין אם אתה משתמש בתוכנת יישום או בספר ידני, תזדקק ללוח זמנים שניתן לתכנן מדי שעה, מיום ליום או משבוע לשבוע. לוח הזמנים צריך להיות קל לקריאה ולשימוש; אחרת, לא תוכל לנצל זאת.
   • מחקרים הראו כי הנחת עט על נייר כדי לרשום דברים שיעשו מגדילה את הסיכוי שתעשה אותם. אז כנראה שעדיף להשתמש בלוח זמנים בכתב יד כדי לתכנן זמן לעבודה.

2. 

   הימנע משימוש ברשימות מטלות. אז יש לך רשימת מטלות ארוכה, אבל מתי באמת תעשה את זה? רשימות מטלות אינן יעילות כמו תזמון משימות. ברגע שיש לך לוח זמנים, יש סיכוי גבוה יותר שתשקיע זמן בכך.
   • כשתגדיר זמנים ספציפיים לעבודה (בלוחות זמנים יומיים רבים יש תאי זמן), תגלה גם שיש לך פחות סיכוי להתמהמה מכיוון שיש לך רק זמן אחד. זמן להשלים את המשימה לפני שעוברים למשימה הבאה בלוח הזמנים.

3. 

   למד כיצד לחלק את זמנך. פירוק הזמן יעזור לכם לדעת כמה זמן נותר ליום. נתחיל במשימות שזקוקות לעדיפות רבה ביותר, ואז במשימות הפחות חשובות.
   • הכינו לוח זמנים לכל השבוע. ככל שתסתכלו רחוק יותר על הימים הקרובים, תוכלו להתאים את לוח הזמנים שלכם ליעיל ביותר.
   • יש מומחים שממליצים לכם לפחות שיהיה לכם מושג כללי כיצד לתכנן את כל החודש.
   • יש אנשים שממליצים גם להתחיל בסוף היום ולחזור אחורה - אז אם אתם מתכננים לסיים את שיעורי הבית עד השעה 17:00, קבעו אותם להתחיל מנקודה זו וקבעו אותם. הפוך עד תחילת היום, כגון 7 בבוקר.

4. 

   כלול הפסקות והפסקות בלוח הזמנים שלך. מחקרים הראו שתזמון זמן מנוחה יכול גם לעזור לך להרגיש מרוצה יותר בחייך. למעשה, שעות עבודה ארוכות מדי (מעל 50 שעות בשבוע) יפחיתו את התפוקה.
   • חוסר שינה הורס את יעילות העבודה. הקפד לישון 7 שעות בלילה אם אתה מבוגר, או 8.5 שעות ללילה אם אתה נער.
   • מחקרים מראים כי הקדשת זמן יומי לטיפולי "התאוששות אסטרטגית" (כמו פעילות גופנית, תנומה, מדיטציה, מתיחות) משפרת את הביצועים ואת הרווחה הכללית.

5. 

   הקדיש זמן לתכנון שבוע. מומחים רבים ממליצים שהגיע הזמן להזמין לוח זמנים מתחילת השבוע. שקול כיצד תוכל לנצל בצורה הטובה ביותר כל יום להשגת מטרותיך.
   • בדוק את עומס העבודה שלך ואת האחריות החברתית שלך; אם אתה מוצא את לוח הזמנים שלך צפוף, אתה יכול להסיר כמה תוכניות פחות חשובות.
   • זה לא אומר, עם זאת, שעליך לוותר על פעילויות חברתיות. חברתי עם חברים טובים וטיפוח מערכות יחסים טובות הוא חובה. אתה זקוק לרשת תמיכה.

6. 

   דמיין יום טיפוסי בלוח הזמנים שלך. אם נחזור לדוגמא לכתיבת התזה, היום האופייני שלך עשוי להיות:
   • 7 בבוקר: תתעורר
   • 7:15 בבוקר: תרגיל
   • 8:30 בבוקר: להתקלח ולהתלבש
   • 9:15 בבוקר: הכן ארוחת בוקר וארוחת בוקר
   • 10:00 בבוקר: עבודת חיבורים - כתיבה (פלוס הפסקה של 15 דקות)
   • 12:15: ארוחת צהריים
   • 13:15: בדוק דוא"ל
   • 14:00: מחקר וניתוח מסמכים (כולל הפסקה / חטיף של 20-30 דקות)
   • 17:00: נקה, בדוק דוא"ל, קבע יעדים עיקריים למחר
   • 17:45: עזוב את השולחן, לך לקנות אוכל
   • 19:00: הכינו ארוחת ערב, ארוחת ערב
   • 21:00: מנוחה - האזינו למוזיקה
   • 22:00: הכינו מיטה, קראו במיטה (30 דקות), ישנו

7. 

   דעו שזה לא צריך להיות זהה כל יום. אתה יכול לבלות יום או יומיים בלבד בשבוע בעבודה - לפעמים אפילו הפסקה מהעבודה יכולה להיות מועילה מכיוון שאתה יכול לחזור לפרספקטיבה חדשה.
   • דוגמה: אתה רק צריך לכתוב ולחקור בימי שני, רביעי ושישי; ביום חמישי תוכלו להחליף אותו בשיעורי מוזיקה.

8. 

   תכנן יותר זמן לבעיות. הוסף קצת זמן לכל מועד אחרון מתוזמן, למקרה שיש ימי עבודה איטיים או בלתי צפויים. תן לעצמך כפול מהזמן שאתה מתכנן לבצע את העבודה - במיוחד בשלבים הראשונים.
   • ברגע שנוח לך עם העבודה שלך או אם אתה יכול לחזות כמה זמן ייקח למשימה, אתה יכול להפחית את משך הזמן שאתה מתכנן, אבל להקדיש זמן נוסף לכל משימה זה תמיד הרעיון. מחשבה חכמה.

9. 

   היו גמישים ונוחים עם עצמכם. היו מוכנים להתאים את לוח הזמנים שלכם בדרך, במיוחד כשאתם רק מתחילים. זה גם חלק מהלמידה. יתכן שתמצא תועלת להשתמש בעיפרון גם כדי ליצור לוח זמנים.
   • זה גם מועיל להקדיש שבוע או שבועיים לתזמון הדברים שאתה עושה כל יום בתהליך. זה יעזור לך לראות כיצד אתה מבלה את הזמן וכמה זמן כל משימה תופסת.

10. 

    לְנַתֵק. הגבל את הזמן שאתה בודק דוא"ל או מדיה חברתית. היו צמודים לעצמכם, מכיוון שזה יכול לקחת שעות אם תבדקו פה ושם כל כמה דקות.
    • שלב זה כולל כיבוי הטלפון, אם אפשר - לפחות בזמנים שבהם אתה באמת רוצה להתמקד.

11. 

    הפחת את עומס העבודה. זה כרוך בניתוק. עליכם לחשוב על הדברים החשובים ביותר ביום - הדברים שיעזרו לכם להגיע למטרותיכם - ולהתמקד בהם. אל תבזבז זמן על דברים פחות חשובים שמפריעים לך את שעות היום כמו מיילים, ניירות זבל וכו '.
    • מומחה אחד ממליץ לא לבדוק דוא"ל לפחות תוך 1-2 השעות הראשונות של היום; בדרך זו תוכלו להתמקד במשימות חשובות מבלי להיות מוסחים מתוכן המיילים.
    • אם אתה יודע שיש הרבה משימות קטנות לעשות (כגון תגובה להודעות דוא"ל, הצגת מסמכים, ניקוי שטח העבודה שלך), שלב את כולם בבת אחת במקום לתת להם לפרוץ את היום או את העבודה. להפריע למשרות חשובות יותר הדורשות ריכוז רב יותר.
    פרסומת

חלק 3 מתוך 4: להישאר עם מוטיבציה

1. 

   שמור על גישה חיובית. גישה חיובית היא בסיסית להשגת המטרה. האמינו בעצמכם ובסובבים אתכם. להדוף כל מונולוגים שליליים באישורים חיוביים.
   • בנוסף להיותם אופטימיים, זה גם מועיל להיות סביב אנשים חיוביים. מחקרים הראו שאנשים פתוחים יותר להרגלים של הסובבים אותם; אז בחרו את החברים שלכם בחוכמה.

2. 

   
   
   הוענק בעצמו. זה חיוני בכל פעם שאתה מגיע לאבן דרך. פנקו את עצמכם במשהו ספציפי - ארוחה טובה במסעדה אהובה כשאתם מגיעים לשבועיים הראשונים שלכם, או עיסוי כשאתם מגיעים לציון החודשיים.
   • מומחה ממליץ לך לבקש מחבר לשמור את הכסף ושהם יחזירו אותו רק אם תסיים משימה לפני מועד ספציפי. אם לא תסיים משימה, חברך ישמור על הכסף.

3. 

   
   
   מצא רשת תמיכה. קיום חברים ובני משפחה הוא חיוני; לא פחות חשוב הוא ליצור קשר עם אנשים שמטרות דומות לשלך כדי שכולם יוכלו לבדוק זה את זה.

4. 

   עקוב אחר ההתקדמות שלך. מחקרים הראו כי ההתקדמות היא המניע הגדול ביותר בדרך לקו הסיום. אתה יכול לעקוב אחר ההתקדמות שלך רק על ידי מעבר של משימות מתוזמנות בדרך.

5. 

   
   
   ללכת לישון מוקדם ולקום מוקדם. כאשר אתה מסתכל על לוחות הזמנים של הביצועים הגבוהים, תגלה שרובם מתחילים את יומם מוקדם מאוד.יש להם גם שגרת בוקר - בדרך כלל משהו שמניע אותם לפני תחילת העבודה.
   • הפעילויות החיוביות להתחיל בבוקר כוללות פעילות גופנית (ממתיחות עדינות ויוגה ועד שעה של אימונים בחדר כושר), לאכול ארוחת בוקר בריאה ולבלות 20-30 דקות. לכתוב יומן.

6. 

   תן לעצמך קצת זמן לנוח. לקחת הפסקות הוא חובה אם אתה רוצה להישאר עם מוטיבציה. שעות עבודה ללא הפסקה יעייפו אתכם. לקיחת הפסקות היא דרך פעילה למניעת שחיקה ואובדן זמן יקר.
   • דוגמא: התרחקו מהמחשב, כבו את הטלפון, פשוט שבו איפשהו בשקט ואל תעשו כלום. אם יש לך רעיון שמהבהב במוחך, רשום אותו במחברת שלך; אחרת, תיהנו משעות הפנאי שלכם.
   • דוגמא: מדיטציה. כבה את צלצול הטלפון, כבה את התראת ההודעה והגדר את השעה ל 30 דקות או עד השעה הנכונה. שב בשקט ונסה לנקות את דעתך. כשמחשבות עולות בראש, שימו לב ושחררו. לדוגמא, אם המחשבה היא על עבודה, לחש "עבוד" בראשך ושחרר אותה, וכן הלאה ככל שמגיעות המחשבות.

7. 

   לדמיין. הקדיש זמן לחשוב על מטרתך מעת לעת ואיך זה מרגיש להשיג אותה. זה יעזור לך בזמנים קשים שעשויים להתרחש בדרך ליעד שלך.

8. 

   דע שזה לא יהיה קל. דברים יקרי ערך לרוב אינם קלים להשגה. יתכן שתצטרך לפתור בעיות רבות או שתצטרך להתגבר על מכשולים רבים תוך כדי התקדמות לעבר מטרתך. קבל את העובדה כשזה קורה.
   • מומחים רבים בתודעת החיים הנוכחית ממליצים לאשר כישלון כאילו היה חלק מהתכנית. במקום להילחם או לכעוס, קבל כישלון, למד מהשיעורים שלך והבין כיצד להשיג את המטרות שלך כאשר הנסיבות משתנות.
   פרסומת

חלק 4 מתוך 4: הגדרת המטרות שלך

1. 

   רשמו מה אתם רוצים. אתה יכול לכתוב ביומן או במחשב. זה מועיל במיוחד אם אתה לא לגמרי בטוח מה אתה רוצה לעשות ורק מרגיש מעורפל.
   • יומן באופן קבוע הוא דרך נהדרת ליצור קשר עם עצמך ולהמשיך עם הרגשות שלך. אנשים רבים טוענים כי יומן יכול לעזור להם להבין מה הם מרגישים ורוצים.

2. 

   מחקר מחקר. ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה, עשה את המחקר. חקר המטרות יעזור לך לצמצם את היקף מציאת התוכנית האופטימלית להגיע ליעדך.
   • פורומים מקוונים כמו Reddit הם מקום נהדר לדון בו כמעט בכל נושא - במיוחד כאשר ברצונך להתייעץ עם גורמים מקצועיים מסוימים.
   • לדוגמא: כשאתה כותב חיבור, אתה עשוי לתהות בתחילה מה תהיה התוצאה. ראה כיצד אחרים כתבו באותה רמה כמו החיבור שאתה עוסק בו. זה יכול אפילו לעזור לך להפוך את עבודת הגמר שלך או ליצור הזדמנויות אחרות שיועילו לקריירה העתידית שלך.

3. 

   שקול את האפשרויות ובחר באפשרות המתאימה ביותר. לאחר בחינה מדוקדקת, תוכלו לדמיין לאילו תוצאות תוביל כל אפשרות. זה יעזור לך לבחור את הדרך הטובה ביותר שתשרת את הגשמת המטרות שלך.

4. 

   שימו לב למטרות שעשויות להשפיע עליכם. אלה כוללים בעיות שיכולות למנוע ממך להגיע ליעד שלך - בדוגמה לכתיבת חיבורים, זה יכול להיות עייפות נפשית, חוסר מחקר או אחריות בעבודה. בלתי צפוי.

5. 

   להיות גמיש. המטרות שלך עשויות להשתנות בדרך לעבר היעד שלך. תן לעצמך את האפשרות להתאים ולחדד את המטרות שלך. עם זאת, אל תוותרו כאשר אתם מתמודדים עם קשיים. לאבד עניין ולאבד תקווה הם שני דברים שונים! פרסומת

עֵצָה

• אתה יכול ליישם את אותה גישה לתכנון ולהגדרת יעדים למטרות גדולות וארוכות טווח כמו בחירת קריירה.
• אם אתה חושב שתזמון הוא מונוטוני, חשוב כך: לוח זמנים יומי, שבועי או אפילו חודשי יעזור לך לעיתים קרובות להחליט מה אתה עומד לעשות. המוח שלך חופשי ליצור ולהתמקד בדברים החשובים.

אַזהָרָה

• אי אפשר להקל ראש במנוחה. אל תתאמץ יתר על המידה; כתוצאה מכך, התפוקה והיצירתיות שלך יפחתו.