תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: קביעת הדרך הטובה ביותר עבורך לתכנן
• חלק 2 מתוך 3: ערוך את לוח הזמנים שלך
• חלק 3 מתוך 3: הקפידו על לוח הזמנים שלכם
• טיפים

אם אתה חושש מערימת הענפים העצומה הזו לעשות מדי יום, תכנון יכול להיות דרך נהדרת לעזור לך. תכנון עוזר לך להיות פרודוקטיבי יותר ולעשות הכל בצורה יעילה יותר. ערכו לוח זמנים יומי איתו אתם מתכננים את זמנכם. עם לוח זמנים תהיה פחות לחוץ ותוכל להפיק מעצמך את המיטב. תכנון טוב כולל כמות משימות אפשרית והרבה זמן פנוי. נסה שיטות שונות כדי למצוא את המתאימה לך.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: קביעת הדרך הטובה ביותר עבורך לתכנן

1. תפוס פנקס רשימות או פתח אפליקציית תזמון בטלפון, בטאבלט או במחשב שלך. השלב הראשון בתכנון הוא למצוא שיטה שמתאימה לך ולעמוד בה.
   • נסה שיטות שונות במשך השבוע הראשון. פנקס רשימות או לוח שנה מנייר ואפליקציות שונות. קבע עם מה אתה הכי אוהב לעבוד.
   • יש הרבה אפליקציות שיכולות לעזור לך לתכנן. חלק מהאפליקציות הן רק רשימת מטלות; אחרים הם כלי ניהול פרודוקטיביות מלא. זה יכול להיות מפתה להשתמש במספר אפליקציות בו זמנית. עם זאת, אתה מאבד במהירות את הסקירה הכללית. במקום זאת בחר אפליקציה אחת שמתאימה לך.
   • יש אנשים שאוהבים לעבוד עם עט ונייר, אחרים עם אפליקציה לא מקוונת, ויש כאלה עם אפליקציה שתוכל להשתמש בה במספר מכשירים. לא משנה איזה בחרת, כל עוד תבחר אחת ותדבק בה.
2. רשמו את התאריך. בין אם אתה עובד על נייר או באפליקציה, התחל על ידי רישום התאריך.
   • אם אתה משתמש ביומן, התאריך כבר קיים. לאחר מכן עבור ליום הנכון.
   • רישום התאריך ואולי יום השבוע יעזור לך להביא להתמקדות. לוח זמנים יומי עוסק בכאן ועכשיו, ולא בקשר למה שתצטרך לעשות בעתיד.
3. כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות. לא כולם עושים את אותו הדבר ביום אחד. אך בין אם אתה בעבודה, הולך לבית הספר או עושה עבודות בית, חשוב לרשום את כל המשימות להיום. רשמו כל מידע שחשוב להשלמת המשימות בזמן.
   • אם יש לכם פגישה בשעה 10:30 בבוקר, רשמו גם היכן אותה פגישה, עם מי, וכמה זמן תימשך הפגישה. רשמו גם מה להביא לפגישה.
   • זה יכול להיות קצת חידה לגלות איזה מידע הגיוני שתכלול. השתמש בשבוע הראשון כשבוע מבחן. נסה דברים שונים וראה מה הכי מתאים לך.
   • מטרת הוספת המידע היא לעזור לכם להיות מוכנים יותר. נסה לכלול מידע יותר מאשר רק את הזמן. אם אתה מרגיש שאתה משלב יותר מדי מידע, אל תהסס להשאיר קצת בחוץ. הגבל את עצמך למידע שגורם לך להרגיש מוכן.
4. היצמדו לשיטת התכנון הזו. לאחר שבחרת שיטה, החזק אותה.
   • אם מצאת אפליקציה המאפשרת לך לעשות את כל מה שצריך עבור לוח הזמנים שלך, השתמש באפליקציה זו בלבד ואל תשתמש באפליקציה שנייה לצידה. אלא אם כן העבודה שלך מחייבת אותך להשתמש בשיטות מרובות, "פחות טוב יותר" חל.
   • אולי אתה רוצה לרשום את התכנון שלך על הנייר. ניתן להשתמש בלוח שנה דיגיטלי בעבודה. פירוש הדבר שאתה משתמש בשתי שיטות זו לצד זו לתכנון שלך. אתה יכול, אבל נסה להפריד ביניהם.

חלק 2 מתוך 3: ערוך את לוח הזמנים שלך

1. קבע רמות עדיפות. לא כל משימה ממהרת באותה המידה. בנוסף, ישנן משימות גדולות וקטנות. לפתח מערכת משלך לשם כך; לעשות מה שהכי הגיוני עבורך.
   • אם אתה רוצה לתכנן הכל מהרגע שאתה קם לרגע שאתה חוזר למיטה, זה יכול להיות מועיל לקבוע את לוח הזמנים היומי שלך בסדר כרונולוגי. אם אתה משתמש באפליקציית לוח שנה, צור לוח שנה נפרד ללוח הזמנים היומי שלך. אתה יכול להשתמש ביומן "שגרת היומיום" הזה עד שתצטרך לוח שנה אחר למשימה ספציפית.
   • לעתים קרובות אתה לא מתכנן את כל מה שאתה צריך לעשות, למשל לקום ולהכין ארוחת בוקר. אם אתה מעדיף לתזמן את המשימות שאינן חוזרות כל יום, ייתכן שיהיה נוח יותר לרשום את המשימות מהגדולות לקטנות יותר ולא בסדר כרונולוגי.
   • כל דרך לתכנון היא טובה, כל עוד זה מתאים לכם ותוכלו לעמוד בלוח הזמנים. עבור משימות מסוימות חשוב לבצע אותן בזמן ספציפי. פגישה למשל, אך גם את הקניות שיש לבצע לפני שעת הסגירה. אתה יכול לתכנן משימות אחרות לפי סדר החשיבות. לדוגמה, אם יש לך פגישה בשעה 11:30 בבוקר, אתה יכול לתזמן מטלה אחת או שתיים שחשוב להשלים באותו יום. לאחר מכן תוכל לבצע משימות פחות חשובות אחר הצהריים. עד אז, כשנגמר הפגישה שלך, עשית את הדברים החשובים ביותר.
2. רשמו תחילה את המשימות החשובות. נסה לבנות את לוח הזמנים שלך סביב המשימות החשובות ביותר. במערכת שלך טוב לוודא שיש לך זמן למשימות החשובות לפני שתכנן את הפעולות הפחות חשובות.
   • גם אם אתה מכין את לוח הזמנים היומי שלך בסדר כרונולוגי, חשוב לדעת אילו משימות עליך בהכרח להשלים באותו יום ואילו משימות ניתן לדחות במידת הצורך. תחילה קבעו את המשימות החשובות והעיקריות ואז בדקו כמה משימות קלות או קלות תוכלו גם לתזמן.
   • החל מהמטלות הגדולות והחשובות ביותר ייתן לך מושג טוב עד כמה אתה עסוק באותו יום. כך אתה נמנע מתזמון יותר מדי משימות. המטרה שלך היא להשלים את כל המשימות המתוזמנות; אז אל תתכנן כל כך הרבה שאתה לא יכול לעבור את זה יותר.
3. רשמו את שעת ההתחלה ושעת הסיום של כל משימה. בין אם אתה עושה זאת באפליקציה או בלוח השנה או במחברת, רישום זמני ההתחלה והסיום ייתן לך תובנה טובה יותר האם אתה עדיין מתוזמן.
   • התחלת כל משימה בזמן תאלץ אותך להיות מוסחת פחות.
   • קביעת זמן לפעילויות מעצבנות (כמו ניקיון) מונעת סחבת. קבעו זמן התחלה לעבודות מייגעות ועשו אותם באותה תקופה, במקום לעשות "פעם אחת" לשטוף את הכלים היום שעדיין שם בשעה 23:00 ...
   • הקלטת זמני התחלה ושעות סיום נותנת לך מושג כיצד נראה היום שלך. אז תהיה לך רושם טוב היכן אתה נמצא ברגע מסוים והאם אתה צריך להתאים את התכנון שלך.
4. תשאיר קצת מרחב פעולה. מפתה לתכנן את כל היום רק כדי לעשות כמה שיותר. אתה יכול לעשות את זה אם יש לך הרבה מועדים, אבל עדיף לבנות גמישות מסוימת בתכנון שלך.
   • לעתים קרובות תוכלו לתכנן בקלות שמונה שעות עם משימות יומיומיות. עם זאת, דברים לא צפויים תמיד קורים. עמיתך, אמך או חברך מתקשרים, הבוס שלך מגיע עם עבודה ממהרת, או שנגמר לך הקפה ואתה צריך לרוץ לסופר. קבע 5 עד 10 דקות בין המשימות, כך שאירוע לא צפוי לא ישבש באופן מיידי את לוח הזמנים שלך.
   • גם כשאין דברים לא מתוכננים שקורים, נחמד שיהיה זמן בין שתי משימות. לאחר מכן תוכל לקחת זמן לעצמך ולהתחיל במשימה רגועה שלך.
   • בניית גמישות פירושה גם שאתה מגדיר זמן סיום מוקדם יותר למשימה מאשר זמן הסיום האולטימטיבי. לדוגמה, אם אתה צריך לסיים תזכיר מסוים בשעה 17:00 בימי שישי, תכנן לסיים אותו עד יום חמישי. בדרך זו, אינך צריך להילחץ אם לוח הזמנים שלך יגמר.
5. בחר איזון טוב בין משימות לזמן פנוי. קבעו שעת סיום לכל יום. למשל, שהכלים נעשים בשעה 19:00 ויש לך את כל הערב לעצמך. או אם אתה משתמש בעיקר בלוח הזמנים היומי לעבודה, שביצעת את כל העבודה לאותו יום עד השעה 18:00 ויכול לחזור הביתה. בהתחלה יתכן שיהיה קשה להעריך כמה זמן אתה זקוק למשימות מסוימות, אך לאחר מספר שבועות תגלה שתוכל לתכנן בצורה מציאותית מאוד ולהיות מוכן בזמן שבראשך.
   • השתמש בידע זה כדי לתכנן את היום שלך עם שעת סיום ספציפית. המטרה שלך היא להשלים את כל המשימות המתוזמנות באותו יום. אבל זה לא אומר שאתה צריך להמשיך בכל מחיר ולהקריב את הזמן הפנוי שלך. כמובן שזה יכול לקרות שעליך לעבוד שעות נוספות בעבודה, או שאתה עדיין שוטף את הכלים בשעה 20:00 בערב, אך נסה לשמור על מיני ימים כאלה. קבעו זמן שעובד עבורכם ותיהנו מזמנכם הפנוי.
   • היצמד לשעת הסיום המיועדת שלך.אם אתם מתכננים לצחצח שיניים בשעה 22:00 ולהיות במיטה בשעה 10:15, היצמדו לזה. אם אתם מתכננים לסיים את העבודה בשעה 17:30, הקפידו להיות מוכנים וללכת הביתה עד אז.
   • פנו זמן לדברים מהנים. ארוחת צהריים עם עמיתים, שתו כוס תה בחוץ בשמש, או קראו את המדיה החברתית שלכם. מצא איזון בין דברים חובה לבין דברים מהנים שעובדים בשבילך.
6. תכננו פעילויות מהנות. תוכלו לעמוד בלוח הזמנים היומי שלכם ביתר קלות אם תוסיפו גם משימות מהנות. זה יכול להיות גם בצורה של תגמול: אם עשית שלוש משימות מייגעות, אתה יכול לאכול סורבה.
   • אם יש לך יום עבודה שכולו מצגות, פגישות ומועדים, יהיה קל יותר לעבור את זה אם יש לך למה לצפות בערב.
   • אם אתם יוצאים לארוחת ערב עם חבר, יוצאים לדייט או צופים בעונה החדשה של התוכנית האהובה עליכם, הכניסו זאת ללוח הזמנים שלכם כדי שיהיה לכם מה לעבוד.
   • קחו בחשבון פעילויות מרגיעות בתכנון שלכם. לדוגמא, קבעו שעה בערב לסדרת הטלוויזיה האהובה עליכם.

חלק 3 מתוך 3: הקפידו על לוח הזמנים שלכם

1. הכינו את לוח הזמנים היומי שלכם באותה שעה בכל יום. אם אתה מבצע את לוח הזמנים היומי שלך באותה שעה בכל יום, זה הופך להיות שגרתי. אחרי כמה שבועות אתה עושה את זה אוטומטית והכנת לוח זמנים היא חתיכת עוגה.
   • אתה יכול לתכנן את שארית היום בבוקר עם כוס הקפה הראשונה שלך, או בערב כמשימה האחרונה של היום. מה שעובד בשבילך.
   • עריכת לוח זמנים היא חלק מהשגרה שלך כמו עמידה בלוח הזמנים שלך. אז גם תזמון תכנון.
2. התמקדו במשימה אחת בכל פעם ובצעו קודם את המשימות הגדולות. השלם את המשימות אחת אחת, לפי הסדר שתזמנת אותן. אם לא תעמוד בלוח הזמנים שלך, זה גם לא יעבוד.
   • במהלך היום אתה הופך פחות פרודוקטיבי. אז וודאו שאתם מבצעים את המשימות החשובות ביותר כשעוד יש לכם מספיק אנרגיה. בצע את המשימות שדורשות פחות מחשבה בהמשך היום, כגון ארכיון הדואר שלך או מיון מסמכים.
   • אם אתה מנסה לעשות כמה דברים בו זמנית, או מוסחת מפעילויות שאינן בלוח הזמנים שלך, קשה מאוד לעמוד בלוח הזמנים שלך. התמקדו במשימה שתכננתם לאותו הרגע. ככל שתסיים את המשימות המתוכננות מוקדם יותר, כך תוכל להתחיל לעשות דברים מהנים יותר.
   • ישנם, כמובן, זמנים בהם אינך יכול לעמוד בלוח הזמנים שלך. עבודה ממהרת שמגיעה, או דואר אלקטרוני מהבוס שצריך לענות מיד. למרבה המזל, יש לך מרחב מובנה בלוח השנה שלך, כך שיהיה לך זמן למשימות נוספות דחופות. אם זה לא דחוף, קבעו את הטיפול במשימה הנוספת למועד מאוחר יותר.
3. בדוק אילו משימות ביצעת. בדיקת משימות נותנת תחושה טובה; אתה מגלה את מה שהשגת. זה יעזור לך לעמוד בלוח הזמנים שלך.
   • ברגע שסיימת משימה, סמן אותה. אם יש לכם לוח זמנים על הנייר, תוכלו לחצות את המשימה. באפליקציה יש לעיתים קרובות אפשרות לסמן משימה כ"הושלמה ". כשרואים את מה שתקתקת בסוף היום, זה נותן תחושה של סיפוק.
   • סימון משימות שהושלמו עוזר לך לראות בקלות מה כבר עשית ומה אתה עדיין צריך לעשות. זה מראה היטב אם אתה עדיין מתוזמן.
   • אם אינך יכול להשלים את כל המשימות שלך, זה לא צריך להיות בעיה. אתה יכול להעביר משימות פחות דחופות ליום המחרת. ברגע שיש לך ניסיון רב יותר בקביעת לוח זמנים יומי, תגלה שתוכל להעריך טוב יותר כמה זמן לוקח למשימה, וכמה זמן יש לך להקדיש לדברים לא צפויים.
4. הרשו לעצמכם קצת זמן פנוי. הקפד לקחת זמן לעצמך בחשבון בתכנון שלך. אם אתה לא רק עסוק בדברים מחויבים אלא גם בדברים מהנים, קל יותר לעמוד בלוח הזמנים שלך. הכינו לוח זמנים ריאלי וקחו בחשבון הפסקות מספקות.
   • אם אתה רואה לוח זמנים בתחילת היום שכולו משימות חובה ואין בו מקום לדברים מהנים, זה לא מניע. נסו להפיץ דברים פחות מהנים על פני ימים שונים, כדי שיהיה לכם זמן לדברים מהנים בכל יום.
   • הערך את לוח הזמנים שלך לאחר שבוע. האם לוח הזמנים שלך מציאותי? האם יש הרבה משימות שלא הצלחת לבצע, או שנשאר לך יותר זמן מהצפוי? השתמש בזה כאשר אתה מתכנן לשבוע הקרוב. התכנון שלך משתפר בצורה כזו.
   • השאירו מספיק זמן לדברים מהנים, ובמקביל ערכו תכנון ריאלי. בין אם אתה הולך לבית הספר ובין אם אתה עובד שמונה שעות ביום, זכור שאתה לא יכול להיות פרודוקטיבי כל היום. גם ביום עבודה של שמונה שעות, אתה צריך מדי פעם ללכת לשירותים, להביא קפה לעמיתים, או פשוט לבהות מבעד לחלון מדי פעם. אז קחו בחשבון שלא תהיו פרודוקטיביים ב 100% במשך שמונה השעות המלאות.
   • נסה קודם להשלים את המשימות שנראות לך הכי מעצבנות. תוכלו להבחין כי תוכלו לבצע את המשימות האחרות ביתר אנרגיה.
   • אם אתה יודע שיש לך שפל לאחר ארוחת הצהריים, אל תזמן משימות שדורשות הרבה אנרגיה מיד אחרי ארוחת הצהריים.
5. שמור על התכנון שלך בהישג יד. בין אם זה מחברת, לוח שנה או אפליקציה, יש את לוח הזמנים איתך כדי שתוכל תמיד לבדוק מה תכננת לעשות ולסמן משימות שהושלמו.
   • קל יותר לעמוד בלוח הזמנים שלך אם אתה בודק את לוח הזמנים שלך באופן קבוע.
   • אם מישהו מבקש ממך לעשות משהו, אתה יכול לבדוק מיד את לוח הזמנים שלך כדי לראות אם (ומתי) יש לך זמן לזה.
   • אל תפחד לשנות את לוח הזמנים שלך. במיוחד אם כבר סיימתם את המשימות החשובות ביותר באותו יום, תוכלו להתאים בקלות את לוח הזמנים להמשך היום או אפילו להעביר משימות ליום שלמחרת. לוח הזמנים שלך אינו מעיל ישר, ואין בעיה לדחות משימות לא דחופות. וודא שלא תעביר את הכל הלאה כדי שתגיע לצרות מאוחר יותר.

טיפים

• הרשו לעצמכם מספיק זמן להשלים כל משימה.
• שמור על התכנון שלך בהישג יד.
• סמן משימות שהושלמו.
• קבעו משימות גדולות בשלב מוקדם של היום.
• הרשו לעצמכם קצת זמן פנוי.
• הכינו את לוח הזמנים שלכם למחרת באותו זמן בכל פעם.
• הערך את השבוע שלך והתאם את לוח הזמנים לשבוע הבא כדי להקל על המעקב אחר לוח הזמנים שלך.
• אל תקריבו את שנת הלילה כדי ללמוד. אם אתה מתחיל עייף למחרת, יהיה קשה יותר לעמוד בלוח הזמנים שלך. שמרו על איזון טוב בין פנאי לעבודה.