תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים

קיבלת את המשימה המונומנטלית של ארגון כנס, אשר יכלול רשימת מטלות ענקית. יש מקום לכנסים, רשימת אורחים, חומרים, טכנולוגיה ואפילו כיבוד שאפשר לחשוב עליו ולתכנן. אם אתה מתחיל להתחרט על הביטחון החדש של הבוס שלך בך, הסר אותו, קח נשימה וידע שיש לך את כל הכישורים להבין כיצד לארגן ועידה.

צעדים

1. 1 רשום את המטרות והאג'נדה שלך. יהיה עליך להיות ברור לגבי מה שאתה מקווה להשיג עם הכנס הזה כי זה יקבע את שאר ההחלטות שלך. דע מה אתה רוצה לתקשר ולמי לפני שתתחיל בפעילות אחרת בארגון הכנס כדי להקל על מתח נוסף.
2. 2 לפתח את התקציב שלך. אין מה לעשות עד שתבין כמה כסף תצטרך להוציא בסך הכל, ולאחר מכן פרק את הסכום הזה לפי מטלות, כגון מקום כנסים, חומרים ושכר דיבורים.היצמד לתקציב שלך, ואם העברת את האחריות למיקור חוץ, וודא שהעוזרים שלך מצייתים גם למגבלות המזומנים שלהם.
3. 3 בחר מקום כנס. כאשר אתם מחפשים מקום, קחו בחשבון את מספר המשתתפים, נוחות המיקום, החניה והקרבה לתחבורה ציבורית, לשדה התעופה ולמלון. המטרה שלך במציאת מקום לכנס היא להפוך את הכנס לקל ככל האפשר עבור המשתתפים.
4. 4 הגדר את התפריט. כאשר אתם מארגנים כנס, עליכם לזכור כי המשתתפים לא ירצו לשבת כל היום ללא אוכל טוב, ורבים אינם יודעים מה זמין בסביבה. שקול אם תשכור שירות קייטרינג להכנת ארוחת בוקר, צהריים וחטיפים, או שמא מקום הכנס לבחירתך יספק קייטרינג למשתתפים.
5. 5 קבל את התמיכה של צוות מקום הכנס. אם בחרת מקום הנודע באירוח כנסים, השתמש במשאב שלא יסולא בפז. זה מה שהצוות עושה כל יום וצריך להיות מסוגל לענות על כל שאלה או חשש ולייעץ בעת הצורך.
6. 6 התעקשו על חזרות. לאחר שסיימת את כל ההכנות לכנס שלך, אל תשאיר דבר ליד המקרה והישאר עם שאר המשתתפים אם הכנס עומד להתחיל. הופיעו בכנס ובפגישת הצוות בלילה שלפני כדי לוודא שהכל במקום ולדאוג לכל הפרטים האחרונים.

טיפים

• שאל את הרמקולים מראש אם אתה זקוק לציוד נוסף להופעות שלהם, כגון בימה, טלוויזיה, מסכים גדולים או מחשבים.
• בררו אם לאחד ממשתפי הכנס שלכם יש דרישות תזונה מיוחדות בעת הכנת תפריטים.
• כשאתה משווה את תמחור האולמות, שאל גם לגבי מחיר המזון, המים, המשקאות וכו '. הם יכולים להיות מאוד יקרים.
• קחו בחשבון את מטרת הכנס בעת הקמת החדר: לספק חדר לקהל היושב או עם מקומות ישיבה ושולחנות לרישום הערות.