תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה

אם לעתים קרובות אתה מוצף בהרים של משימות יומיומיות, לוח הזמנים שלך יהיה בן זוג נהדר שיעזור לך לעבוד בצורה יעילה ומסודרת יותר. אתה יכול לנסות להשתמש במחברת, מתכנן או אפליקציה כדי להקצות את הזמן שלך ולבחור איזו שיטה מתאימה לך ביותר. דאגו לקבוע יעדים הגיוניים ולשמור על איזון בין עבודה למנוחה. כדי להמשיך בכך, הפכו את זה לשגרה לקבוע לוח זמנים ותגמלו את עצמכם בכל פעם שהמשימה הושלמה.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: תזמון

1. 

   עקוב אחר משך הזמן שאתה מבלה על פעילויות יומיומיות. תעדו את הזמן שאתם מכינים בכל בוקר, אוכלים, מכבסים, קונים אוכל, עונים למיילים, מכינים שיעורי בית ומבצעים משימות שגרתיות אחרות. עקוב אחר כשבוע ורשום הערות במחברת, בגיליון אלקטרוני או באפליקציה לרישום הערות.
   • מעקב במשך שבוע יעזור לך להעריך את משך הזמן המדויק למשימות ספציפיות.
   • בנוסף, דרך זו גם מסייעת לך למצוא דרך עבודה יעילה יותר. לדוגמה, אתה עלול למצוא את עצמך מבלה עד 10 שעות במשחק, והיית צריך להשקיע יותר זמן בלמידה.

2. 

   
   
   נסה להשתמש במגוון מדיות כגון מחברות, מתכננים ויישומי תזמון. תוכלו להתנסות בשיטות כתב יד ורישום דיגיטלי. אם אתה רוצה להתחיל בעמוד ריק, עליך להשתמש במחברת או באפליקציה לרישום הערות. אם ברצונך להשתמש בתיבות הסימון עם תאריך ושעה, תוכל לבחור במתכנן או ביישום לוח השנה האישי שלך.
   • בחר שיטה שמתאימה לטעמך. אם אינך אוהב נייר, תוכל להשתמש באפליקציה. אם קל יותר לעקוב אחרי הכתיבה ביד, השתמש בעט ובנייר.
   • תדע מה אתה אוהב ולא אוהב כשתשתמש בלוח הזמנים שלך. כאשר אתה בוחר בשיטה הנכונה, היצמד אליה. שים את כל הפעילויות שלך במקום אחד, בין אם אתה משתמש במחברת, מתכנן או אפליקציה.

3. 

   
   
   רשמו את היום ואת היום בשבוע במידת הצורך. אם היום או היום בשבוע אינם זמינים, כתוב אותו על גבי לוח הזמנים שלך. הקדישו דף לכל יום כדי שתוכלו להתמקד במשימות העומדות בפניכם ולכתוב מידע נוסף במידת הצורך.
   • שימו לב ליום השבוע בכדי לעקוב אחר פעילויות המתקיימות בימים ספציפיים, כמו שיעורי מוסיקה בימי שני ורביעי.
   • אם אתה כותב לוח זמנים במחברת, אתה יכול להשתמש בדף משמאל כדי להקליט את לוח הזמנים שלך באופן כרונולוגי, בעוד שהדף בצד ימין כולל סדרי עדיפויות והערות אחרות.

4. 

   
   
   מלא פרקי זמן קבועים בלוח זמנים. מושבים, פגישות קבועות ומשימות קבועות אחרות יהוו את מסגרת לוח הזמנים. התחל על ידי מילוי לוח זמנים של זמנים קבועים, כגון "8:30 בבוקר - מבוא לפסיכולוגיה" או "16:00 בערב - שיעור יוגה."
   • אם כותבים על נייר ריק במחברת או בגיליון אלקטרוני, מלא את משבצות הזמן במרווחים של חצי שעה בצד שמאל של הדף. השאירו 2 או 3 שורות בין כל רווח כדי לפנות מקום להערות לכל משימה.
   • אם אתה משתמש ביישום תזמון, ייתכן שכבר יש בו משבצות זמן.

חלק 2 מתוך 3: הקצאת זמן

1. 

   הכינו רשימת מטלות בדף נפרד. מילוי משימות קבועות הוא קל, אך הקצאת הזמן הנותר יכולה להיות קשה. התחל על ידי רישום כל מה שיש לעשות על גבי נייר ריק או מסמך חדש בטלפון או במחשב שלך. העדיפו עדיפות על ידי כתיבת מספר או מילה לצד כל משימה.
   • לדוגמה, תוכל לכתוב את המספר 1 (או האות A) לצד המשימות החשובות ביותר. אלה יהיו הפריטים שמוצבים לראשונה בלוח הזמנים. כתוב 2 (או אות B) לצד משימות בעדיפות נמוכה יותר, וכתוב 3 (או C) לצד הפריטים שאינם בעדיפות.
   • בעת מילוי משימה בלוח הזמנים, תוכלו לסמן את העדיפות שלידה, או פשוט לשים כוכבית או סימן קריאה על פריטי העדיפות העליונה.
   • אם אתם מתכננים שבוע, הכינו רשימת משימות שבועיות. רשום משימות יומיות אם אתה מתזמן יום.

2. 

   ארגן את המשימות החשובות ביותר שלך בזמן שאתה הכי ערני. התחל על ידי מילוי המשימות החשובות ביותר. העריך כמה זמן נמשכת כל משימה, וקבע את סדרי העדיפויות שלך בזמנים שבהם אתה הכי ערני ולא מוסח. כדי להדגיש פריטים חשובים, תוכלו ליצור כוכבית, להדגיש או להדגיש סימון.
   • לדוגמה, אם אתה הכי פרודוקטיבי בבוקר, קבע פרויקטים חשובים לפני הפסקת הצהריים, וארגן את העיתונים שלך ומחק הודעות דוא"ל לביצוע אחר כך.
   • נסו להציב יעדים סבירים. אל תנסה לדחוס זמן עם שיעורי בית או לפגוש לקוחות למשך 30 דקות כאשר אתה יודע שזה יכול לקחת שעה.
   • לאחר שמילאתם את הפריטים החשובים ביותר, תוכלו להתחיל לשים משימות קטנות יותר בלוח הזמנים שלכם, כמו שטיפת בגדים או קניות.

3. 

   כלול פרטים כדי לזכור בדיוק מה אתה צריך לעשות. כשאתה מסיים משימות לפי לוח זמנים, עליך גם לרשום מידע מפורט כדי שלא תשכח מהו הפריט. אם זה קצר מדי, אולי לא תזכרו מה "הולך לפגישה" או "מחפש" במיוחד.
   • אם אתה צריך ללכת לפגישה, עליך לכלול את השעה, המיקום והנוכחים. יתכן שתצטרך להוסיף את תוכן הפגישה לרישום.
   • שים לב שאתה לא צריך לכתוב "חיבור" לכל משימה. זכור רק את הפרטים הדרושים למעקב קל.

4. 

   רשום את זמני ההתחלה והסיום של כל משימה. בין אם תזמון באפליקציות ובין אם תוכנת רישום הערות, מומלץ למלא את זמני ההתחלה והסיום של העבודה כדי לתזמן זמן ביום. בדרך זו, תוכלו לדעת איך עבר היום שלכם ואיפה אתם נמצאים בזמנים ספציפיים.
   • לדוגמה, יתכן שתצטרך להכין מתאר בין השעות 9:30 ל -10: 30 בבוקר, להגיע לשיעור 11: 00-12: 15, לאכול ארוחת צהריים בשעה 12:30 ולקיים פגישה בין השעות 13:00 ל 13:45.
   • זכרו להציב יעדים סבירים. בדוק את רישומי הזמן שלך לצורך הערכה מדויקת של הזמן המושקע בכל משימה.

5. 

   בילו זמן עם משפחה, בילויים ורגיעה. אתה לא יכול להיות פרודוקטיבי מסביב לשעון, אז בילה עם יקיריהם, צא ותהנה. אם אתה טיפוס העובד הנצחי, תזכורות למנוחה ולבידור חשובות מאוד.
   • לדוגמה, אתה יכול לכתוב דברים כמו "יום שלישי, 18:30 - ארוחת ערב עם הא ומאי (צא בשעה 5:45!) או" שבת, 12:00 בצהריים - קח את צ'י לפארק. "

6. 

   הקדישו כ- 25% מהזמן לניכוי פסולת. אם עבודה אחת אחרי השנייה קרובה מדי, לא יהיה לך זמן להסתגל. במקום זאת, הקדש זמן להתמודד עם עבודות מופסקות או מושהות. הוספת 15 דקות בין משימות היא דרך נהדרת להוסיף זמן פנוי נוסף לתוכניות שלך.
   • אם אתה צריך לעבור לאנשהו, זכור לקחת בערך 10-15 דקות כדי למנוע עומסי תנועה בכביש.
   • גם אם אתה לא מאחר או מוסחת, אתה יכול להשתמש בזמנים אלה כדי לנוח, להתאמן או לעשות דברים אחרים.

חלק 3 מתוך 3: פעל לפי לוח הזמנים

1. 

   הכינו לוח זמנים באותה שעה בכל יום. אם תתזמן אותו באותה שעה בכל יום, זה יהפוך לחלק משגרת יומך. בין אם אתה בודק את משימות הקפה של הבוקר שלך או לפני השינה בערב שלפניך, הפוך אותו לשגרה היומית שלך.
   • זה יכול להיות מועיל ליצור לוח זמנים שבועי ביום ראשון בערב, ואז להתאים ולארגן את רשימת המשימות היומית שלך בכל ערב או בוקר.

2. 

   הפוך את לוח הזמנים לקל לראות. בין אם אתה משתמש במחברת, מתכנן או באפליקציה, אתה תמיד צריך לשמור על לוח הזמנים שלך במקום בולט. אם לוח הזמנים שלך "לא הושאר", יש פחות סיכוי שתגיע ליעד ניהול הזמן שלך.
   • אם אתה משתמש באפליקציה, התקן וסנכרן את חשבונך בכל המכשירים האלקטרוניים שלך. נסה להשתמש ביישומונים שולחניים כדי להצמיד משימות למסך הבית במכשירים האלקטרוניים שלך.
   • ניתן גם לתלות לוח או לוח שנה בעבודה כדי לרשום מידע קצר, כגון תאריכים ויעדים שבועיים.

3. 

   לבטל משימות להשלמה שמור על מוטיבציה. בפשטות רבה, תרגישו מרוצים ביותר כאשר תקתקו ליד משימה שהושלמה. כשתחצה משימה שהושלמה, תדע היכן הושגה התקדמות ותקבל סקירה על התוכניות שלך.
   • אל תיבהל אם לא סיימת את כל המשימות. אם משהו לא נעשה היום, שנה את לוח הזמנים שלך והוסף את סדרי העדיפויות של מחר.

4. 

   תגמול את עצמך על השלמת משימות. כשיש למה לצפות, קל יותר לבצע משימות, במיוחד עבור עבודות מייגעות או משעממות. לדוגמא, אם ביליתם יום שלם בהצגת מצגות, פגישות ומועדים, גמלו את עצמכם ברגעי מנוחה, חרוט גלידה או מתנה קטנה.
   • בנוסף לתגמולים הקטנים עבור השלמת משימות אישיות, גמל את עצמך במתנה גדולה לאחר יום יצרני. לבלות בהשרייה נינוחה באמבטיה המרגיעה, לשחק משחק, לראות סרט או ליהנות ממשהו שהכי נהנית ממנו.

5. 

   השתמש באפליקציות לשיפור ביצועים כדי לחסום הסחות דעת. אם אתה מתפתה לגלוש באינטרנט או ברשתות החברתיות, הורד אפליקציה כמו StayFocused או Focusbar. אפליקציות אלה יחסמו אתרים במהלך הזמן שאתה מבלה בעבודה.
   • אתה צריך גם לשמור את הטלפון בכיס במקום על שולחן. כשאתה שומר על הטלפון שלך מחוץ לטווח הראייה, לא תסיח את דעתך, אך עדיין תוכל להשתמש בו בעת הצורך.

6. 

   קבעו הפסקות קבועות כדי למנוע תשישות. לוח זמנים עמוס ללא הפסקות יכול להיות מכריע ויכול לגרום לך להסס. בנוסף, לא תצליח לעשות עבודה טובה אם מיצית את עצמך. קח קצת חופש כדי להקל על השליטה בעומסך ולהשיג חוזק בגופך ובנפשך.
   • לדוגמא, מומלץ להשתמש בסופי השבוע במטלות. עם זאת, אם כיסחתם את הדשא, כיבסתם את הכביסה או ניקיתם את ביתכם בשבת, עליכם לבלות את מרבית יום ראשון במנוחה.
   • בכל לילה, נסה להפריש לפחות 1-2 שעות למנוחה לפני השינה. קח את הזמן לקרוא ספר מרגיע, להתרחץ או להאזין למוזיקה מרגיעה.

עֵצָה

• ארגן משימות בלוח זמנים, בין אם באמצעות תוכנת רישום הערות, מתכנן נייר או אפליקציה. אתה יכול לשכוח ממשימות אם אתה מפיץ הרבה לוחות זמנים.
• היו גמישים, כתבו בעיפרון ושינו את לוח הזמנים במידת הצורך. אל תיבהל כשדברים לא מתנהלים כמתוכנן.
• השתמש בחריצי הזמן הקצרים. במקום לגלוש ברשתות החברתיות 15 דקות לפני פגישה, השתמש בזמן הזה כדי להשלים משימה יומית. אתה יכול גם לנצל חטיף בריא, לעשות פעילות גופנית או לצאת לטיול מהיר.
• תכנן הסחות דעת, אך נסה לשמור עליהם בשליטה. אם מישהו נכנס למשרד שלך או מתקשר, אמור "אני יכול לדבר רק כמה דקות" או "הייתי שמח להקשיב לשאלתך, אבל אענה בקרוב."
• אל תתמהמה. המשימות שלך ייערמו והלוח הזמנים שלך יתקע יותר ויותר אם תדחה דברים לעשות.
• אל תאבד את הביטחון אם אינך יכול לעמוד בלוח הזמנים שלך. התאם אותו מעט קלות ונסה להישאר קרוב.